「会議の議事録係を命じられ、気が重い…」そんなときには会議録音を使ってみましょう!

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「次の会議で、議事録係を命じられ、気が重い……」。そんな経験はありませんか? また、しっかり記録をとったつもりでも、あとでノートを読み返すと「あれ、ここはどんな話だったっけ?」ということも。そんなときに役立つのが会議の録音です。

会議の録音は違法?

会議内容を録音しておけば便利だとわかっていても、実際に録音することを考えると「もしかしたら、違法なのでは?」と思うこともあるでしょう。身内だけの社内会議であればともかく、社外の出席者が含まれるとなると、「本当にいいの?」と心配になりますが、大丈夫。録音は違法ではありません。

ただし、企業によっては、オフィス内での撮影や録音を禁止しているところもあります。社内会議で規則を知っている場合は問題ありませんが、社外ミーティングの場合、必ず相手先企業の規則を確認しましょう。撮影・録音に使う機器の持ち込み自体が禁止されている場合もあります。会議の主催者に、あらかじめ録音の可否を聞くこと、会議開始時には、出席者全員に録音することを伝えるのも大事なマナーです。また、録音した内容に、企業秘密や個人情報が含まれる場合もありますので、取り扱いには十分な注意が必要です。

デバイスは何を使う?録音のコツは?

録音に使うデバイスとしては、主にICレコーダー、スマートフォン、ノートパソコン、タブレット端末があります。それぞれの特長を理解して、目的に合ったデバイスを選びましょう。

ICレコーダーは、コンパクトさが魅力です。新しく購入するのであれば、音質や、ディスプレイの見やすさ、操作性、バッテリー容量のほか、録音後の使い勝手を考え、再生のしやすさや、USB端子でパソコンにつなげるか、録音ファイルの形式は何かも、チェックしましょう。

ICレコーダーを持っていなくても、スマートフォンを使えば手軽に録音できます。内蔵マイクでは音質が不安というときは、スマートフォン用の外付けマイクを利用しましょう。録音中に電話が鳴ったり、メール着信やアプリの通知音が入ったりしないように、設定を変えておくのを忘れずに!

マイクを搭載したノートパソコンやタブレット端末なら、録音しながら同時にタイピングしてファイルにメモを書き込むことができます。あとで手書きのメモを見ながら議事録を作成する、という手間が省けます。

どのデバイスを使う場合でも、事前の動作確認は必須です。できれば前日までにテストをし、会議の直前に再チェックしましょう。思った以上に会議が長引き、録音できる時間を超過してしまう場合に備えて、バックアップ用のデバイスも用意しておきましょう。

また、会議中は「誰が話しているのか」「資料のどの部分について話しているのか」を、時刻と一緒にメモしておくと、議事録をつくるときに便利です。スライドを使うプレゼンテーションで、話者以外の人がスライドを操作する場合は、「次、お願いします」と指示を出す話者の声が録音されてわかりやすいのですが、そうでない場合は、いつ、どのスライドに移ったのか、聞き返したときにわかりにくいこともあります。よって、「ここから●ページ目」や「●ページに戻る」といった、ちょっとしたメモが役に立つのです。

アプリを使って、能率アップ!

アプリを使えば、録音も議事録づくりも簡単で能率もアップさせることが可能です。スマートフォンのホーム画面から、バックグラウンドで録音できる、音声に合わせてメモを書きこめる、など便利な機能を備えたアプリがあります(※有料会員限定の機能も含まれます)。

Androidのスマートデバイスで使えるGoogle Playのアプリです。アプリを開いて、録音ボタンもしくはマイクのアイコンをタップするだけで、録音できます。ウィジェットやショートカットを使えば、アプリを開く必要さえなく、バックグラウンドで録音を開始。会議、音楽など目的に合った設定ができ、録音ファイルは、Eメールやファイル共有アプリで簡単に共有可能です。

Mac、Windows、iPad、Android、iPhone、Windows phoneと幅広いデバイスで利用できるアプリです。議事録ノートに録音音声を保存できるのに加えて、会議前のアジェンダ作成用テンプレートや、会議中にノートをプレゼンテーション形式で表示する機能も。会議後にホワイトボードや、ふせんをスマートフォンのEvernoteで撮影し、議事録ノートに添付することもできます。

マイクロソフト社のデジタルノートで、MacやiPhone、iPad、Androidにも対応しています。録音しながらメモを書き込むと、アイコンがつくようになっており、それをクリックするだけで音声の頭出しができます。「会議が終わったら、まず●●を確認しなきゃ」というときには、同じノートに書き込み、Outlookのタスク機能と連携させることも可能です。

このほか、会議予約システムのCC-SmartReservation にも、ボイスレコーダー機能があります。会議室の予約から録音、録音ファイルのアップロード、共有までスマートに管理できるシステムです。CC-Smartの無料体験はこちらからどうぞ。

会議を聞きながら、完璧なメモをとるのは難しいものです。また、手書きの、あるいはパソコンに入力したメモだけを頼りに議事録をつくるのもなかなか大変。会議録音を活用して、効率よく正確な議事録作成をしましょう。


参考: