「パワポ禁止」「会議をコスト化」、試してみたいユニークな会議ルール!

会議

仕事を進めるうえで欠かせない会議。同じ時間を消費するなら、生産的で意義ある場にしたいものですね。それを実現するための、企業のユニークなルールを紹介しましょう。

資料はパワーポイントで作るな!

インターネット通販大手「アマゾン」では、会議資料をパワーポイントで作ることが禁じられています。見やすいスライドにしようと、キーワードとなる単語だけを並べたり、短い文章を箇条書きにしたりする傾向が強くなるのを防ぐためです。主語、述語、形容語を使って、きちんとした文章を書くことで、作成者の思考を深め、じっくりテーマに向かい合うのをうながす、というのがこのルールのねらい。単語の羅列より、よく練られた文章のほうが、他の人にとってわかりやすい資料になるといいます。

また、パワーポイントで資料を作ると、デザインやページ構成を考えるのに、思った以上に時間がかかることもあります。あるいは、1枚のスライドにちょうどよい具合に文章や図で埋まるよう、「本当は、ここで売上分析について話したいところだが、スペースが足りないから過去のデータを入れておくか」というように、資料の本来の流れに妥協してしまうことも考えられます。

年収600万円の部長が出席する会議のコストはいくら?

会議には本当に必要な人員だけを集めるのも大切なルール。ハーバード・ビジネスレビューのツール「会議コスト見積もり計算機」は、無駄な招集を避けるのに役立ちます。出席者の年収、人数、所要時間から会議コストを見積もるツールです。

例えば、「1時間の会議に、年収600万円の部長に出席してもらう会議」はいくらかかるのか、計算してみましょう。このツールは米ドルベースで作られているので、もっとも近い50,000ドル(約560万円)の年収グループを選んでみます。ここに、年収が40,000ドル(約450万円)のスタッフが3人出席する場合として見積もると、会議のコストは1時間あたり119ドルとなり、「少しコスト削減できませんか?」というアドバイスが表示されます。会議時間を短くしたり、出席人数を減らしたりすると、コストが下がり「悪くないですね、でも、もう少しコストを抑えられませんか?」というアドバイスが表示されます。

このツールを使うと、会議出席者を吟味せずになんとなく招集すると、組織としていかに無駄なコストを使っているかに気づかされます。「まあ、どちらでもいいのだけれど、一応、話を聞いておいてもらうか」という人は招集せず、本当に必要な人だけを集めて、短時間で効率よく会議を終わらせる、それがポイントです。ツールでコスト計算するだけでなく、一歩進めて実際に課金制にすれば、もっと効果が上がるかもしれません。

携帯は「禁止」でなく「コントロール」する

会議中に携帯が鳴ると、出席者の集中力を阻害したり、会議が中断されたりします。また、携帯にかかってきた電話を取っているあいだに、大事な話を聞き逃すことも。とはいえ、持ち込み禁止にまですると逆効果になってしまうこともありそうです。イギリスの新聞『ガーディアン』に掲載された記事によると、

「ある銀行のシニアマネージャーたちが、会議の前に携帯電話を封筒に入れて密封し、戸棚の中にしまっておくように言われた。マネージャーたちは、会議中、しきりにその戸棚のほうを見ており、休憩時間になるやいなや、ドラッグ中毒者がドラッグを見つけたかのような勢いで、封筒をやぶって電話を取り出していた」

(引用:From planking to pizzas: the new rules for a successful meeting|The Guardian

といいます。いつも肌身離さず持ち歩いている携帯電話を強制的に奪われると、特に電話を使って何かする必要があるわけではなくても気になって仕方なく、落ち着かない、集中できない、という人もいるでしょう。完全に禁止するよりも、「マナーモードにする」「緊急以外の電話は取らない」などのルールを決めて、携帯の利用をコントロールするほうが、現実に即しているといえそうです。

 

意思決定や意見・情報交換など、会議は業務上欠かせないプロセスですが、意味のない会議や、不必要な人員の出席は、時間と労力の無駄につながります。出席者が集中でき、生産性の高い会議になるよう、職場や会議の目的にあったルールを決めましょう。