Skype for Businessを利用する際には「通知機能」を使いこなそう!

Skype for Business

仕事をしている最中に、「IMの通知が頻繁に届くため作業に集中できない」というケースや「重要なメッセージを見落としていた」というケースはよくある話です。本来、仕事の生産性を上げるために導入しているはずのコミュニケーションツールによって、仕事を妨げられてしまっては元も子もありません。
ところで、Skype for Businessでは、「通知機能」を細かく設定できることをご存じでしょうか? 通知機能の設定を変更することで、自分の理想的な環境を構築できます。今回は、この通知機能の設定方法について紹介します。

仕事中の通知機能を使いこなせていますか?

仕事に集中しようとパソコンに向き合った瞬間、「通知音が鳴って集中を妨げられた」という経験をしたことは誰しもあるでしょう。その対策として、通知をしない設定に変更すると、今度は「重要なメッセージを見落としてしまった」となってしまうケースもあります。この「集中」と「通知」のバランスを見極めるのが大変難しいのです。

もしくは、これらのバランスを調整せずに、Skye for Businessを使い続けている人も多いでしょう。こういった方々は、無意識のうちに仕事の生産性を落としているかもしれません。Skype for Businessを使っていなくても、例えば携帯電話によって仕事の集中を妨げられるケースはあります。本来、コミュニケーションを効率化してくれるテクノロジーであるはずなのに、逆に生産性を落としてしまうようでは、とても残念な事態といえるでしょう。

逆の言い方をすれば、通知機能を使いこなすことが、仕事の生産性を上げる鍵になるといえるのではないでしょうか。

Skype for Businessで設定できる通知機能

Skype for Businessには、通知設定を自分好みに変更できる機能が備えられています。

通知音を加える

パソコン画面に表示される通知に見落としてしまう場合は「通知音」を設定しましょう。Skype for Businessの[オプション]ボタンから[着信音と効果音]をクリックし、[効果音を鳴らす (通話の着信音、IM 通知など)]にチェックを入れます。次に同じ画面上の[効果音設定]ボタンから[サウンド]タブをクリックしていきます。プログラムイベント欄からSkype for Businessのリストを表示し、[受信したIM]をクリックすると、[サウンド]の箇所に既存の効果音が表示されます。これを変更することで、自分が気付きやすい効果音に切り替えることが可能です。

通知を非表示

仕事に集中したいときは、あらゆる人からの通知をオフ(応答不可)にしましょう。このとき、[オプション]ボタンの[着信音と効果音]画面で[Lyncで効果音を鳴らす (通話の着信音、IM 通知など)]のチェックを外しておくと、通知音をオフにできます。また、「オプション」ボタンの[通知]画面で“状態が「応答不可」の場合”欄の[通知を表示しない]にチェックし、プレゼンス情報を[応答不可]にすることで、通知自体をすべて非表示にすることも可能です。

特定の通知のみ受け取る

「特定の人からの会話通知のみ受け取りたい」という場合、もしくは「一般の通知は受けるものの、会話の通知は一部絞りたい」という場合も設定で調整することが可能です。前者の場合は[通知]オプションウィンドウを開き、[「ワークグループ」のプ関係にある連絡先からの会話だけ通知を表示する]をクリックします。後者の場合は、[すべての通知を表示するが、会話の通知は「ワークグループ」の関係にある連絡先からの通知だけを表示する]をクリックします。

連絡先追加の通知を非表示

最後に、[通知]オプションで「他のユーザーの連絡先リストに追加された場合に通知する」をオフにします。これで、ほかの人が「自分を連絡先に追加したときに受ける通知」を止めることが可能となります。

このように、各自の好みや業務状況に応じてSkype for Businessの通知設定を使い分けると、業務の生産性が低下してしまうのを軽減できるでしょう。

CC-Smartなら、さらに便利な設定も!

Skype for Businessの通知機能をオンにすると、画面右下に通知が表示されます。ただし、この通知は一定時間が過ぎると消去されるため、タイミングによってはメッセージを見落としてしまう可能性があります。こうした事態を避けるには、Skype for Businessをさらに便利にする拡張サービス「CC-SmartPopup」を導入すると安心です。

CC-SmartPopupを導入すると、メッセージや音声通話、ビデオ通話の着信があったときに、画面にポップアップウィンドウで通知を残すことが可能となります。このポップアップウィンドウはユーザーが削除するまで表示され続けるので、通知を見落とす心配はなくなります。また、この通知を開いてメッセージを確認すると、自動的に相手に開封通知が送信されます。

IMの会話内容を保存したいときは、履歴をファイルへ保管しておくこともできます。あとで会話の内容を見返すときにも便利な機能といえるでしょう。CC-SmartPopupを利用してSkype for Businessを最適化すると、さらに理想的な社内コミュニケーション環境を構築できます。仕事の効率化にもつながるでしょう。

通知機能を使いこなして仕事の生産性をアップ!

仕事において「メッセージのやりとり」は基本中の基本であり、同時に、仕事の生産性に影響を与えやすい要素であるといえます。通知設定を自分好みにカスタマイズすることで、Skype for Businessの利便性、ひいては仕事の生産性が向上するのではないでしょうか?
また、拡張サービスCC-SmartPopupを利用すると、通知の見落しがなくなり、通常版にはない機能を追加することが可能になります。Skype for Businessをさらに使いこなしたいユーザーにとって、最適なサービスといえるでしょう。ぜひ、導入を検討してみてください。

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参考: