Skypeを効果的に活用し、スマートな会社運営を

Skype for Business

働き方改革を進めるためにサテライトオフィスやテレワークを導入し、連絡手段としてSkypeの活用を検討している会社は多いのではないでしょうか? Skypeは単なる電話の代替手段ではなく、受付の連絡システムや社員同士のコミュニケーションにも大いに役立つツールです。今回は、Skypeを会社に導入して効果的に活用する方法を紹介します。

通信費の節約だけではない、Skypeの効果的な活用方法

Skypeを会社に導入することで得られる最大のメリットは通信費の節約です。自宅やサテライトオフィスにいる社員と低コストで連絡を取れるようになるため、テレワークの導入に二の足を踏んでいる会社にとっては、その障壁を取り除く大きなメリットとなります。

また、「社内にいる人間と資料を閲覧しながら共同作業を進めていくのが難しい」と考えている場合もあるでしょう。SkypeのWeb会議機能を使えば、デスクトップ画面やExcel、PowerPointなどの資料を簡単に共有できるため、同じ場所で作業しているのと変わらない環境を構築できます。さらにグループビデオ通話機能を利用することで、1対1だけではなく、複数人による簡単なビデオ会議も可能になります。ひと昔前は数千万円近くかかっていたテレビ会議システムも、Skypeを使えば非常に低コストで実現できます。

Skypeは、通話やWeb会議機能のほかにチャット機能も用意されています。現在のログイン状況を常に把握できるため、退席中の場合はチャットでメッセージを送っておき、後で通話をするといった仕事の進め方も可能です。在籍確認を行う必要がないため、社内コミュニケーションの活性化にも大きく寄与します。

会社での利用に向いているSkype for Business

Skypeには、通信費の削減以外にもさまざまなメリットがあります。ただし、会社としてSkypeを利用するのであれば、ビジネスユーザー向けのSkype for businessの導入をおすすめします。Skype for businessには、ビジネス用途に適したさまざまな機能が装備されています。

  1. セキュリティの強固さ

指定したドメインのみ、同一Office 365組織内のみ、パブリックIM(Skype)のみ、といった通信制限を設けることができます。通話、ビデオ通話、チャット、添付ファイルの内容は暗号化してデータ送信されますし、多要素認証による「なりすまし」の防止など、情報漏えいのリスクを軽減する機能が十分に備えられています。

  1. 同時接続250人まで可能

Skypeの同時接続は20人までですが、Skype for businessでは最大250名まで同時接続が可能です。全国の支社を結んだオンライン会議などにも対応できるため、ビジネスの可能性がさらに広がります。

  1. 稼働率保証(SLA)99.9%

Skype for businessはOffice 365とセットで利用します。このサービスの稼働率(SLA)は99.9%の保証が約束されています。稼働率目標(SLO)ではなく、稼働率保証であるため、仮に保証値を下回った場合は返金制度も規定されています。

Skype for Businessを導入している会社の事例

Skype for Businessは、すでに多くの会社に導入されています。続いては、Skype for Businessの導入事例をいくつか紹介しておきます。

  • 野村不動産ホールディングス

PBX(機内交換機)の保守期限が2016年末に迫っていたことから、「社内コミュニケーション環境の改善」をテーマに「社員にとって、もっとも働きやすい環境づくり」を検討した結果、Skype for Businessの導入を決定しました。これまで社内のコミュニケーション手段に内線電話を使っていましたが、会議や外出などで席にいない場合も多くあります。その際、周囲の社員が代わりに内線に出て、伝言を受け取り、メモにして残すといった非効率な作業が必要でした。
Skype for Businessを導入したことで、「連絡を取る側」が事前に相手の在籍確認を取れるようになりました。不在着信があったとしても、Outlook にレポートが届くため、周囲の社員が伝言メモの作成に追われる必要がなくなり、業務効率がアップしました。

  • 株式会社クレスコ

直近の10年間で売上と社員数がともに2.4倍に増加する急成長を果たしました。この影響で事業部門間、拠点間のコミュニケーションが薄くなっていました。そこで全社平等にコミュニケーション環境を充実させるための第一歩として、Skype for Businessを小規模拠点の「企業内電話」として導入しました。
その結果、インスタントメッセージや音声通話、映像や音声を使ったオンライン会議などにより、事業部門間、拠点間のコミュニケーションが活発になりました。これまでは人事異動のたびに内線番号の変更などを数十万円の費用をかけて業者に依頼していましたが、Skype for Businessを導入した結果、すべての管理をWeb画面上で行えるようになり、大幅なコストダウンに成功しました。

  • 豊島区

豊島区役所ではそれまで1係に1台の固定電話しかなく、電子メールも有線接続による自席PC上でしか作業できませんでした。担当者へ直接内線することができないばかりか、在席確認の手段すらなく、結果として多くの機会損失が発生していました。これらの問題の解決手段として、2014年3月にSkype for Businessの導入を決定しました。
導入後は、在席確認やチャットなど、これまでにはなかったコミュニケーション手段が日常的に利用されるようになり、大幅な効率化を実現しました。会議のときも、従来はメンバーと会議室の予定を調整したり、印刷物を準備したりと事前の工数が多くかかっていましたが、現在ではその場で必要なメンバーを招集し、離れた場所でもPC上のドキュメントを共有しながらビデオ会議を行えるようになりました。

Skype for Business導入には多くの利点がある

働き方改革や経費節減などの目的でSkype for Businessの導入を検討しているものの、いまひとつ効果的な活用方法がわからずに二の足を踏んでいる会社は多いのではないでしょうか。Skype for Businessは単なる電話の代替えではなく、さまざまな効果をもたらしてくれるツールです。また、CC-SmartのようなSkype for Businessのソリューションを利用すると、社内でのSkype for Businessの利用がさらに促進されます。今回紹介した事例を参考に、ぜひ本格的な導入を検討してみてください。

参考: