Skype for Business導入のメリットと注意点

Skype for Business

働き方改革を進めていくうえでSkype for Businessの導入を検討している会社は多いと思います。社内の通話システムをクラウド化して在宅勤務やサテライトオフィスを実現できるだけでなく、通信費の削減にも貢献します。もちろん、社内コミュニケーションを活発化させる意味でも、Skype for Businessの導入は会社に大きなメリットをもたらします。今回は、Skype for Businessを導入した際のメリットや懸念点について説明していきます。

社内コミュニケーションを活発化させるSkype for Business

最近のオフィスデザインのトレンドのひとつにフリーアドレスがあります。自分の席を固定せずに、業務の内容によって自由に席を決めるフリーアドレスは、部署間の垣根を越えてプロジェクトチームを組むときなどに高い効果を発揮します。

しかし、依然として「部署ごとに席が固定されたオフィスデザイン」が多いのも事実です。基本的には部署内での仕事が中心になるため、必ずしも非効率というわけではありません。ただ、結果として他部署とのコミュニケーションが薄くなってしまい、会社全体のコミュニケーションを活性化させるには不向きなデザインであることは否めません。

そこで、オフィスデザインを変えずに、他部署とのコミュニケーションを気軽に取れる方法としてSkype for Businessを導入することをおすすめします。Skype for Businessはログイン状態をステータス表示できるため、連絡を取りたい他部署にいる社員の在籍を簡単に確認できます。

ログイン状態が「オンライン」であればすぐに通話可能、「退席中」であればチャットでメッセージを入れておく、「取込み中」であれば少し時間をおいてから改めて確認する、といった判断を瞬時に行えるため、コミュニケーションコストがかかりません。また、災害時であっても発信規制されないIPネットワークを利用しているため、つながりやすく、BCP対策になることもSkype for Businessの利点のひとつといえます。

Skype for Businessに抱く懸念点

コストをかけずに社内コミュニケーションの活発化を促せること。クラウド化することで通信コストを削減できること。そして、大震災や豪雨といった災害時にも連絡が取りやすく、BCP対策としての効果もあること。このようにSkype for Businessには数多くのメリットがあります。しかし、これだけメリットがあるとわかっていても導入に踏み切れない企業では、以下のような懸念を抱いているのではないでしょうか。

  1. クラウド化することでセキュリティが脅かされないか
  2. Skype for Businessの導入とそれにかかるコストは見合っているか
  3. システムの導入作業が業務に支障をきたすのではないか

どんなにメリットがあっても、これらの懸念が解消されない限り、企業としてサービスの導入には踏み切れないでしょう。特に「セキュリティ上の問題」や「通常業務への支障」があるとなれば、大きな損失を生み出してしまう恐れがあります。では、実際問題として、これらは本当に懸念材料になるのでしょうか。
スムーズに導入できるSkype for Business

Skype for Businessのユーザーデータは、ほぼすべてが国内のデータセンターで管理されています。Microsoftの強固なセキュリティ対策のもと、安心してデータを預けることができます。むしろ、自社でデータ管理とセキュリティ対策を講ずる場合の方がより多くのコストを要するかもしれません。

「サービス内容がコストに見合うか?」については、「Skype for Business」と「オンライン版のOffice 365」のセットが一人あたり月540円(Office 365 Business Essentials)。さらに「フル機能のOfficeアプリケーション」を付けても、一人あたり月1,360円(Office 365 Business Premium)と非常に低コストで導入できます。

導入時の作業も、クライアントソフトがインストールされていれば簡単に連絡先を共有できるため、すぐに使い始めることができます。よって、通常業務に大きな支障が出ることはまずありません。

Skype for Businessで社内の問題を解決

セキュリティ対策が万全で、低コストかつスムーズに導入できるSkype for Business。相手の在籍を各自のPCで確認できるため、ちょっとした連絡のために席を立ったり、退席中に電話をして周囲に迷惑をかけたりする心配はありません。無駄な手間を省くことで業務を効率化し、社内のコミュニケーション活発化にも貢献してくれます。こういった問題の解決策を模索している企業は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。