Skype for Businessの機能IM!便利な検索機能でコミュニケーションと仕事を効率化!

Skype for Business

業務でSkype for Businessを利用している企業は多いと思います。Skype for Businessを利用してメッセージ、電話、カレンダー、ビデオ会議など、仕事に関わるあらゆる業務を一括管理している企業もあるでしょう。

2015年には、「総務省が全職員5,000名にSkype for Businessを導入した」というニュースが話題になりました。それほどまでにSkype for Businessの利便性が評価されているということです。特に便利な機能といえるのが、IM(インスタントメッセージ)の検索機能です。そこで今回は、仕事でSkype for Businessを活用する際に「検索」機能がどのように便利なのかを具体的に紹介します。

仕事で起こりがちなトラブル

普段、仕事をしているときに、わざわざ伝える必要のない内容をメールで受け取ったり、電話を受けたりすると、「集中力が乱される」という経験を誰しもしたことがあるのではないでしょうか。一日の限られた労働時間の中でこういった状況が続くと、仕事の生産性が下がってしまいます。

本来、伝える内容に応じてコミュニケーション方法を切り替えるのが仕事のマナーです。しかし、それを検討するのが面倒なために、多くの人が一方的に「自分にとって楽な方法」でコミュニケーションを取ろうとします。

また、それに付随して、コミュニケーションツールを複数利用することになり、情報の管理が煩雑になってしまう場合もあります。例えば、スマートフォンのSMS機能で連絡している同僚と、社内メールを中心に連絡している同僚がいた場合、そこで交わされるコミュニケーションの内容を遡るのは大変困難です。「どちらのツールでやりとりをしたのか」を覚えておくのも煩わしいと感じるのが普通ではないでしょうか。

いつでも過去の会話を検索できるIMが便利!

このような場合に便利に活用できるツールが、Skype for BusinessのIM(インスタントメッセージ)です。IMは手軽に利用できるツールとなるため、ちょっとしたコミュニケーションのためにメールを作成したり、電話をしたりする手間を大幅に省くことができます。

Skype for Businessは、過去の会話履歴がデータとして残ります。このため、会話ウィンドウを開いて、過去のやりとりを遡ることができます。しかも、Microsoft ExchangeまたはOutlookを利用している場合、キーワード検索を用いて過去の会話履歴を瞬時に検索することが可能です。ほかのメッセージアプリにも簡単な検索機能は用意されていますが、電話を含む過去の履歴を、ここまで一元的に管理/検索できる機能は珍しいのではないでしょうか。

Skype for Businessからメッセージを送れば、わざわざメールを送ったり、スマートフォンのアプリからメッセージを送ったりする必要がなくなり、PC上でシームレスにコミュニケーションがとれます。必要に応じてSkype for Businessの電話機能を使うこともできるので、限りなく無駄を抑えられると思われます。

IMを活用してコミュニケーションの効率化を図れば、仕事の合間に発生する無駄な作業を減らすことができます。また、情報を効率よく検索できるため、結果的に仕事の生産性を高めることができます。

もちろん、セキュリティ面も万全

Skype for Businessは、社員の利用に関して以下の3つのアクセス制限を設けることが可能です。

  • 外部との通信
  • 指定したドメイン以外への通信
  • パブリックIM(一般Skype)への通信

管理者が不適切な相手への通信を遮断することで、社内情報の漏洩を防ぐことができます。また、Skype for Business上で行われるIMや電話、ファイル送付などは全て暗号化されているため、ハッキングを受けて情報を盗まれるリスクを最小限に抑えることができます。

もちろん、ログインする際には、アカウント名とパスワードだけでなく、多要素認証も設定できます。なりすまし(アカウント盗用)を防ぎ、高いセキュリティ環境の下、仕事を進めることができます。

一般向けのSkypeは無料で利用できますが、これらのセキュリティ面を考慮すれば、企業としてはSkype for Businessを利用した方が「圧倒的に安全だ」ということを理解していただけるのではないでしょうか。

Skype for Businessでコミュニケーションを改善

Skype for Businessには、ビデオ会議や、会話をしながらOfficeアプリの共同作業を行うなど、便利な機能が数多く備わっています。しかし、それ以上に魅力的なのが、普段の仕事で生じるコミュニケーションの効率を改善できることです。仕事の生産性にも直結します。
IMを活用して日々の小さな無駄をなくし、検索機能で仕事の効率を上げることがSkype for Businessの潜在的な強みです。セキュリティ面もしっかりと確保されているため、精神的な負担が少なく、より快適に仕事が進められるようになります。

 

参考: