Skype for Businessの連絡先機能を有効活用することで実現する業務効率化

Skype for Business

Skype for Businessは、インスタントメッセージの送信、ビデオ電話の受発信、オンライン会議への参加など、単なる通話以外にも多くの機能を有し、社内のコミュニケーション活性化に大きく貢献するツールです。またCC-Smartの拡張機能を利用すれば、さらにSkype for Businessの利便性は向上します。そこで今回は、業務効率化を実現するためにSkype for Businessの連絡先機能を活用する方法を紹介します。

Skype for Businessの安全性の高い連絡先共有機能

Skype for Businessで連絡先を追加するときは、検索ボックスに「名前」、「インスタントメッセージ(IM)アドレス」、「電話番号」のいずれかを入力し、表示された相手の画像を右クリックして「連絡先リストに追加」を選択します。連絡を取りたいと思ったときに、その相手を検索して追加するだけなので、「最初に社員全員を追加する」といった手間を要することはありません。

また、「仕事に関係のない連絡先が勝手に登録されてしまうのではないか?」と心配される方もいると思います。特に在宅勤務をしている方で、仕事もプライベートも同じパソコンを利用している場合、それぞれの情報が一緒になってしまうと仕事に支障をきたす恐れがあります。

しかし、Skype for Businessに関しては、そのような心配は必要ありません。前述したように、連絡先の追加は、社内、社外のどちらであっても招待したい人だけを選んで追加する仕組みになっています。勝手に登録される心配がないため、在宅勤務の方でも公私を混同することなくSkypeを使い分けられます。

Skype for Businessの連絡先機能の問題点

連絡先の追加が簡単に行え、勝手に追加される心配もないSkype for Businessですが、在宅勤務やサテライトオフィスを含めた社員同士のコミュニケーション活性化において、一点だけ問題点があります。それは、社員が縦一列に表示されるため、「所属部署から社員を探すことができない」、「名前以外の情報が表示されない」といった問題です。

名前以外の情報が表示されないため、連絡を取れる相手は「すでに知っている相手」に限定されてしまう可能性があります。例えば、顧客と取引を行う際に「他部署にある顧客情報を知りたい」と思っても、どこに連絡をすればよいのかわかりません。もちろん事前に確認を取ったうえで連絡先を追加すればよいのですが、それではかえって手間がかかってしまい、業務の効率化を阻害することになってしまいます。
拡張機能を利用して連絡先機能の問題点を解消

Skype for Businessは、通話機能のほかにも多くの機能を備え、連絡先の追加も簡単に行えるのが特長です。しかし、連絡先を簡単に追加できるとはいっても、名前以外の情報が表示されないため、連絡先の管理に若干の手間を要することは否めません。そこでおすすめしたいのが、CC-Smartの拡張機能を利用する方法です。

CC-Smartには、CC-SmartContactsというSkype for Businessの拡張機能があります。これは社員情報を階層構造で表示する機能です。また、グループの作成、表示項目のカスタマイズなど、連絡先機能をよりわかりやすく、見やすくするための機能が豊富に用意されています。

CC-SmartでSkype for Businessをさらに強化

Skype for Businessは、社内はもちろん、社外の人と通話する場合にも簡単に連絡先の追加が行えます。ただし、「あまり連絡を取っていない人は探しにくい」など、Skype for Businessの電話帳機能にはいくつかの問題点があります。CC-Smartを利用すると、これらの問題点が解消され、業務の効率化を図りつつ、部署間を超えた手軽なコミュニケーションを実現できるようになります。

参考: