大人数でも心配無用!250人まで招待可能なSkype for Businessの会議通話機能が便利な理由

Skype for Business

普段、仕事をしているときによく発生するのが会議室の予約に関わる問題です。特に参加人数が多い場合は、十分な大きさの会議室を確保するのに手間と時間を要することがあります。これらの問題を解決するために、最近ではSkype for Businessの会議通話機能を使って、場所や施設にとらわれない会議を行う企業が増えてきています。遠隔地からも参加でき、効率的なことも魅力のひとつといえます。

少人数のグループ電話ならSkypeを活用できるが、数十人~数百人という大規模な会議には「Skypeは適していない」と思われる方も多いかもしれません。実は、Skype for Businessの会議通話機能は最大250人まで招待することが可能です。今回は、このSkype for Businessの会議通話機能が便利な理由を説明します。

リンク共有で簡単に世界中から会議招集が可能

近年、グローバル展開を進めるために、国内だけでなく海外にも拠点を持つ企業が増えてきました。こういった拠点をまたぐ会議を行う際に、Skype for Businessの会議通話機能が便利に活用できます。

Skype for Businessの会議通話機能は、連絡先リストから参加者を追加し、電話をかける要領で即座につなげることが可能です。電話会議用のリンクを作成しておき、それを他の人にシェアすれば、より効率的に会議への参加者を募ることができます。また、Outlookを使ってスケジュールを組んでおけば、指定の日時になったときにスムーズに会議を開始でき、余計な手間を軽減できます。

会議に参加できる人数は最大250人と、規模が大きいこともメリットのひとつです。もちろんweb上なので会議室の大きさを心配する必要はありません。さらに、音声だけでなく、カメラを通してビデオ会議も行えるため、相手を見ながら会議に参加することが可能です。会議通話中に、個別にコミュニケーションをとりたい場合は、別途IM(インスタントメッセージ)を送付してコミュニケーションをとることができます。一方通行の会議通話ではなく、双方向の会議を実現できるのです。しかも、PCだけでなく、スマホやタブレットといったモバイル端末からもアクセスできるため、どこからでも会議に参加できることも利点となります。

物理的な制約を排除し、さまざまな環境でコミュニケーションを可能にするのが、Skype for Businessの会議通話機能の醍醐味といえるでしょう。

画面共有、ファイル共有も簡単

会議で使う資料は、事前にメールで配布しておくケースが多いと思います。Skype for Businessの会議通話機能を使えば、その場で画面やファイルを共有することも可能です。例えば、事前に配布していた資料とは別の資料を見てもらう必要が生じた場合、「自身のデスクトップ画面」もしくは「指定のファイル画面」を共有することで問題を解決できます。カーソルの動きや入力の様子も共有できるため、参加者により正確な情報提供を行えます。

さらに、会議フィード上でファイルを送付する機能も用意されています。わざわざメール画面を開く必要がないため、無駄な作業や宛先の入力ミスなどを避けることができます。事前に配布した資料に誤りがあった場合も、臨機応変にその場で資料を差し替えることができます。

会議内容をレコーディングして議事録代わりに

会議中に議事録をとる方もいるでしょう。しかし、議事録をとっていると、会議の内容に集中するのが難しくなってしまいます。会議通話機能にはレコーディング機能が搭載されているため、会議内容をそのまま録音、撮影することが可能です。

記録できる内容は、会議への入室者、音声と映像、IM(インスタントメッセージ)の会話、プログラム共有セッション、PowerPoint プレゼンテーション、配布資料、ホワイトボードの内容などです。
記録の操作を実行できるのは「開催者」と「会議での発表者」だけですが、「議事録をとる必要がないこと」を事前に参加者へ伝えておけば、参加者全員の会議への集中度が増し、生産性をより向上させることができます。後で記録ファイルを参加者と共有することで議事録よりも正確な情報を残すことができるため、会議後の成果にもつながりやすいといえます。

会議通話機能で会議をより活発化

場所を問わず、どこからでも会議に参加できるSkype for Businessの会議通話機能は、柔軟な働き方が求められる現代において大変便利な機能となります。大人数の会議にも対応し、モバイル端末からのアクセスも可能。画面共有やファイル転送も容易に行えるので、ある意味、「従来の会議」を超えた環境と考えられます。

これまでは「会議は同じ空間の中で実施すべき」という考え方が主流でした。しかし、Skype for Businessを導入することで、会議の生産性を何倍にも上げられる可能性があります。今後もIT技術はますます発展していくと予想されます。今までの仕事の進め方そのものを見直し、仕事の質を上げていく手法を模索していくことも、企業にとって重要な課題かもしれません。


参考: