会議室予約表をまだExcelで管理していませんか?Office 365導入で無駄を解消!

Office365

あなたの会社は、会議室や社有車といった社内共有設備をExcelで管理していませんか?実は、Excelを使った管理方法にはたくさんの無駄が存在しています。Excelはビジネスの必須ツールではありますが、刻々と状況が変化する社内設備の管理(予約表)には向いていません。Excelではなく、専用のツールで管理した方が効率的です。
現在では、会議室などの予約機能を備えたソフトが数多く販売されています。そのコストや使い勝手を比較し、自社に最適なソフトを導入することで、業務の無駄を解消していきましょう。今回は、マイクロソフトが提供するOffice 365を使って会議室の予約管理を行う方法を紹介します。

会議室予約表のExcel管理はこんなに使いづらい!

先ほど、「Excelは会議室の予約表には向いていない」と述べました。実際、予約表をExcelで管理している会社に勤める皆さんは、以下のような不都合を感じたことがあると思います。

例えば、予約表が社内サーバーに共有ファイルとして保存されている場合、ほかの人が編集しているときは会議室を予約できなくなってしまいます。このため、無駄な待ち時間が発生します。もしかすると、待っている間に「会議室を予約すること」を忘れてしまうかもしれません。こういった問題は、新たに会議室を予約するときだけでなく、すでに予約されている会議室の日程を変更したり、キャンセルしたりするときにも発生します。予約の修正を忘れてしまうと、会議室のカラ予約につながり、ひいては業務の非効率化を招きます。

また、複数の会議室がある会社の場合、Excelの予約表では「現在の予約状況を一覧しにくい」という問題点も挙げられます。予約表の形式で最もポピュラーなのは、会議室ごとにタブを設けて、各タブに「予約者」、「予約時間」、「会議内容」などを入力していく形式です。誰にでも分かりやすい形式といえますが、緊急の会議があり、「どこでもいいから会議室を確保したい」という場合には、「どの会議室が空いているか」をすぐに一覧できず少々不便です。Excelの予約表は誰でも簡単に編集できる反面、予約表としての機能性はあまり高くないといえるでしょう。

Office 365の会議室予約機能とは

このような問題を解決してくれるのが、マイクロソフトが提供するするOffice 365です。Officeといえば、WordやExcelなどのアプリケーションを連想する方が多いかもしれません。Office 365には、これらのアプリケーションに加えて、メール機能やスケジュール管理機能、会議室予約機能などのグループウェアとしての機能が含まれています。

Office 365の会議室予約機能の特徴は、会議室や社有車などにメールアドレスを持たせて管理することです。人ではなく、物にメールアドレスを付与することに違和感を覚えるかもしれませんが、これにより個人の予定表やタスクをスムーズに管理することが可能となります。

会議室を予約するときは、予約先に「会議参加者」と「会議室」のメールアドレスを設定します。もし会議室に空きがあった場合は、「会議室」のメールアドレスから予約者のもとに「予約承諾」のメールが返信されます。ほぼ同じタイミングで別の社員が会議室を予約した場合、先に入力した人の予約が承諾されます。Excel予約表のように、「誰かが編集しているときは別の社員は編集できない」といった事態は発生しません。会議室を先に予約されてしまった場合は、すぐに別の会議室の予約に移ることができます。これはExcel予約表にはない利点といえるでしょう。

もちろん、「会議参加者」にも会議予定のメールが送信されます。参加者は各自のスケジュールと相談して「承諾」または「拒否」を選択して返信します。「承諾」の返信をした場合は、個人の予定表にも自動的に会議がスケジューリングされます。この機能はOutlookの予定表とも連動しているため、参加意思を表明した後にわざわざ予定を登録する手間は生じません。備忘録としても大きな効果を発揮してくれるでしょう。Excelと同様に操作性が高く、同じマイクロソフトが提供するサービスなので、心理的な導入障壁も低いのではないでしょうか。ぜひ導入を検討してみてください。

Office 365を導入するメリット

Office 365を導入すると、従来Excelの予約表で管理していた会議室予約が大幅に効率化されます。導入に際して自社サーバーの設置などの大がかりな工事は不要で、メーカーサポートも手厚いため、現在では多くの企業がOffice 365の導入に踏み切っています。複数のアカウントから同時に作業でき、予約状況をOutlookの予定表でも確認できる、といった連携力の高さがOffice 365を導入する最大のメリットになるでしょう。

そのほか、「予約の自動キャンセル機能」や「通知機能」など、Office 365の会議室予約機能をさらに強化してくれるサードパーティ製の拡張機能もあります。こういったツールを追加導入することで、Office 365の利便性をより高めていくことも可能です。

Office 365で会議室をスムーズに予約しよう!

Office 365は、多くの企業に導入されている法人向けサービスです。今回フォーカスした会議室予約機能を有効に活用すれば、従来の「Excelを使った会議室予約」の問題点を解消できるようになります。コスト面から見てもOffice 365は非常に優れたソリューションになるので、ぜひ導入を検討してみてください。

 

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