Outlookで会議室予約!会議室の実質稼働率を向上させる方法

Office365

会議室を予約しようとOutlookのスケジュールを開くと、予約で埋まっているのに実際には使われていない……。こんな経験はありませんか。取引先との緊急商談が飛び込んできたとき、スケジュール上の会議室は全て使用中になっていたため、仕方なく簡易スペースで商談を始めた。その後、会議室を確認してみると、実は会議室は使われていなかった。こんな苦い経験をした方もいるでしょう。
会議室のカラ予約は業務停滞の一因になります。簡易スペースに通された取引先が気分を害して破談になる可能性もあり得ます。明らかな会社への損害といえるでしょう。会議室は有限で、貴重な経営資源であると認識しなければいけません。会議室のカラ予約は珍しい問題ではありませんが、どのような解決策が有効なのでしょうか。

Outlook機能の限界

会議室予約システムとしてOutlookは名前がよく知られていますが、Outlookではどうしても解決できない次のような問題があります。

1つ目は、「会議開催者(予約者)の役割は譲渡不可」という点です。例えば、毎週、定例会議が開かれる場合を考えてみましょう。この場合、「毎週月曜日10:00~11:00」のように先のスケジュールまでまとめて予約することが可能です。ただし、「来週はメンバーの都合が悪いため会議は中止」となっても、予約者がわざわざ予定を変更するのが面倒なため、そのまま放置されてしまうという問題。

2つ目は、「会議出席依頼メールに返信できない」という問題です。スケジュール上で会議室予約を行うと、それを関係者に知らせるメールが配信されます。このメールは送信専用のため、その時点で欠席が判明している参加者がいても、会議開催者(予約者)にメールを返信することはできません。そのまま欠席の旨を連絡するのを失念してしまうと、いつまでたっても現れない欠席者を待ち続けることになり、最悪の場合会議の開催が遅延・中止になるということもあり得ます。

Outlookは多くの企業が導入しており、その便利さに疑問を抱く人は少ないかもしれません。しかし、会議室のカラ予約が生じる恐れがあることを十分に理解しておく必要があります。このような場合に備えて、Outlookの弱点を補完するシステムを導入しておくと、会議室のカラ予約を大幅に削減することができます。

会議室の実質稼働率を向上させるポイント

では、会議室の実質稼働率を上げるにはどうすればよいでしょうか。ここでの実質稼働率とは、スケジュール上のカラ予約を含まない、「実際に会議室が使われている時間」を指すものです。

カラ予約を減らす具体策としては、Outlookの機能を補う新しいシステムを導入するのがおすすめです。新システムに望まれる機能としてまず思いつくのは、会議への参加を忘れないように、参加者全員にSkypeやメールで事前に通知する仕組みです。着信音だけでは気づかない場合があるため、画面に大きくポップアップ表示させることができると理想的です。また、会議の開始時間だけでなく、終了時間を順守することも円滑な会議室運営に必要不可欠です。終了時間の直前にアナウンスで知らせる仕組みがあれば、参加者も定刻を守るようになるでしょう。

ただし、どんなに便利な仕組みを設けても、会議室の運営に差し障る社員は少なからずいるものです。こういった場合に備えて、会議室の利用状況を細かく把握できる「利用状況ログ」を出力する仕組みを設けておくのも効果的です。予約延長回数や自動キャンセル回数などを個人ベースでランキング化し、会議室を運営する主管部署(総務部など)が個別に注意喚起することで、利用ルールの徹底を図れます。

会議室を効率的に管理する利点

冒頭でも書いたように、取引先との重要な商談が「会議室のカラ予約」に振り回される状況は決して珍しくはありません。
こういった状況はあくまで社内の話であり、外部の取引先から見れば「管理体制の整っていない会社」と評価されてもなんら不思議はありません。社内のだらしなさが一転して「社外での信用」に関わってくるのです。会議室の管理そのものは非常に地味な存在ですが、業務効率化の観点だけでなく、社外の信用を強固なものにするためにも、必ず対策しておきたいところです。

会議室からスマートな社風を目指す

会議室の実質稼働率を上げることで、勤務時間の質が向上する場合もあります。定刻までに会議を終了しなければならない強制力が働くため議論が充実しますし、何より無駄な時間外労働を削減できます。会議室を効率的に活用することで、従業員の余計なストレスを軽減し、社内各署の打ち合せが大いに捗るようになるのです。

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