Office 365でスケジュールを共有し、チーム力を高めよう!

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チームでの仕事の生産性を高めるにはチームワークが必要不可欠です。そして、チームワークを強くしていくには、「スケジュールを共有できていること」が基本となります。チームのメンバーが何をしているのかを把握できていないようでは、共通の目的に向かってチームワークを発揮するのは難しいでしょう。しかし、実際に、スケジュールを共有するのはなかなか難しいものでもあります。例えば、営業スタッフは外回りが中心になるため、対面する機会が少なく、社内スタッフとスケジュールを共有できていないケースが散見されます。

そこで、おすすめしたいのが、Office 365を活用したスケジュールの共有です。マイクロソフト社が提供するクラウドサービスOffice 365には、Officeアプリをはじめとした多彩なサービスが用意されています。使い勝手に優れたスケジュール共有機能もOffice 365の魅力のひとつです。スケジュールを効率よく共有する仕組みを導入し、チーム力を強化していきましょう。

予定表を使ってスケジュールを共有しよう

Office 365でスケジュールを共有するときは「予定表」を活用します。各自が予定表を作成し、共有したい人に閲覧許可を出すことで「スケジュールの共有」が可能となります。もちろん、必要に応じて別の予定表を作成することもできるため、目的やプロジェクトに応じて好きな数だけ予定表を作成できます。

この予定表を活用することで、グループ作業が円滑に進み、部署全員のスケジュールを把握できるようになります。また、クラウドサービスであるため、外出先でスマホやタブレットなどからも簡単にアクセスできます。外回りの営業スタッフと内勤スタッフのスケジュール共有も手軽に行えるでしょう。それぞれのデバイス間でメール、予定表、連絡先情報を同期する機能が装備されているため、どのデバイスを使っていても最新情報を確認することが可能です。

誰でもスムーズに操作できる

Office 365の予定表は、パソコン操作に自信のない人でも感覚的に操作できるシンプルな構成です。予定表を起動して「新規作成」をクリックすると、予定表の作成画面が表示されます。あとは、イベント名、開催場所、日時、内容などを入力していくだけで予定表が完成します。日/週/月の表示も選択できます。このようにシンプルで使いやすいことも、Office 365をおすすめする理由のひとつといえます。

一つのアプリケーションで多彩な機能を利用できる

Office 365が情報を一元管理できるのも大きなポイントです。どんなに便利な機能を備えていても、情報が分散してしまうと、逆に非効率になる恐れがあります。Office 365を活用すれば、今のビジネスシーンに必須なWordやExcel、OutlookなどのOfficeアプリだけでなく、スケジュール共有、Web会議などの機能もひとつのサービスで完結できるようになります。

会議室予約機能を使いこなそう

Office 365の予定表には、会議室予約機能も用意されています。これは、会議室の予約、予約状況の確認などを社員の間で共有できるシステムです。外出先から会議室の空き状況を確認して予約し、帰社してから会議室を活用する、といった効率的な行動をサポートしてくれるシステムです。機能名は「会議室予約」となっていますが、共有PCや社用車の予約など、社内で共有する資源にも活用できます。

Office365導入でより強固なチームワークを

Office 365には、「スケジュール共有」や「会議室予約」といった機能が用意されています。チームメンバーの行動を手軽に共有できるだけでなく、WordやExcelといったOfficeアプリも利用でき、業務に必要となる情報をひとつのツールで一元管理できるのが魅力です。チームワーク強化のためにも、ぜひOffice 365の導入を検討してみてください。

 

参考: