会議室予約システムを導入するなら「Office 365+CC-Smart」に決まり!

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会議室予約システムを導入するなら「Office 365CC-Smart」に決まり!

会議室や社有車といった社内共有設備を効率よく管理していくことは、企業にとって重要な課題といえます。「打合せのために会議室を予約しようとしたら、別の担当者が仮押さえしていたため、取引の機会を逸してしまった」など、場合によっては企業の経済活動に大きく差し障る可能性も否定できません。

最近では、会議室予約システムが数多く販売されていますが、どのようなシステムを選択するのがベストなのでしょうか。今回は弊社が提供するCC-Smartシリーズの会議室予約システムCC-SmartReservationを紹介します。まずは会議室の予約に関する問題点を整理し、これらの問題を「いかにしてCC-SmartReservationで解消していくか」を確認していきましょう。

会議室予約に関する問題点

会議室の予約に関する大きな問題点は、以下の2つになるのではないでしょうか。

1.会議室のカラ予約

会議室を予約したあとに、急な日程変更やキャンセルが生じる場合もあります。その際に、予約した人が責任をもって予約の変更・キャンセルをしてくれれば問題は生じませんが、忙しさにかまけて、つい忘れてしまうケースもあります。この場合、ほかの社員が会議室を使いたいと思っても、見た目には会議室が予約されているため、会議室を使えなくなってしまいます。もし、これが会社にとって重要な取引であったとしたら、ビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。会議室のカラ予約は、決して小さな問題ではありません。

2.会議時間の勝手な延長

会議が白熱して、当初の予定を超えて会議室を使用し続ける光景も珍しくありません。しかし、その直後に会議室を予約していた社員にとってはいい迷惑です。「予約=社内の約束」を果たしていない時点で、本質的には「会議室のカラ予約」と同じ問題になると考えられます。勝手な時間延長により会議室を使用できなくなった場合、次の予約者は別の会議スペースを探さなければいけません。

こういった2つの問題を解消するには、予約者や会議参加者の「うっかり」を防止する手立てを講じる必要があります。

会議室予約表のExcel管理は無駄ばかり?

会議室や社有車といった社内共有設備をExcelで管理している企業も多いはずです。しかし、実はExcelを使った管理方法にはたくさんの無駄が存在しています。Excelはビジネスの必須ツールではありますが、刻々と状況が変化する社内設備の管理(予約表)には向いていません。前述の「うっかり」を防止する機能もありません。

例えば、予約表が社内サーバーに共有ファイルとして保存されている場合、ほかの人が編集しているときは会議室を予約できなくなってしまいます。このため、無駄な待ち時間が発生します。もしかすると、待っている間に「会議室を予約すること」を忘れてしまうかもしれません。こういった問題は、新たに会議室を予約するときだけでなく、すでに予約されている会議室の日程を変更したり、キャンセルしたりするときにも発生します。予約の修正を忘れてしまうと、会議室のカラ予約につながり、ひいては業務の非効率化を招きます。

また、複数の会議室がある会社の場合、Excelの予約表では「現在の予約状況を一覧しにくい」という問題点も挙げられます。予約表の形式で最もポピュラーなのは、会議室ごとにタブを設けて、各タブに「予約者」、「予約時間」、「会議内容」などを入力していく形式です。誰にでも分かりやすい形式といえますが、緊急の会議があり、「どこでもいいから会議室を確保したい」という場合には、「どの会議室が空いているか」をすぐに一覧できず少々不便です。Excelの予約表は誰でも簡単に編集できる反面、予約表としての機能性はあまり高くないといえるでしょう。

Excelでの会議室予約表管理についてより詳しく知りたい方はこちらの記事もお読みください。

会議室予約表をまだExcelで管理していませんか?Office 365導入で無駄を解消! 

OutlookやExchange Onlineでの管理にも限界が

現在では、Excelに頼らなくても、会議室などの予約機能を備えたソフトが数多く販売されています。そのコストや使い勝手を比較し、自社に最適なソフトを導入することで、業務の無駄を解消していきましょう。

例えば、会議室予約システムとしてOutlookは名前がよく知られています。しかし、Outlookではどうしても解決できない次のような問題があります。

1.    会議開催者(予約者)の役割は譲渡不可

例えば、毎週、定例会議が開かれる場合を考えてみましょう。この場合、「毎週月曜日10:00~11:00」のように先のスケジュールまでまとめて予約することが可能です。ただし、「来週はメンバーの都合が悪いため会議は中止」となっても、予約者がわざわざ予定を変更するのが面倒なため、そのまま放置されてしまうという問題が生じます。

2.    会議出席依頼メールに返信できない

スケジュール上で会議室予約を行うと、それを関係者に知らせるメールが配信されます。このメールは送信専用のため、その時点で欠席が判明している参加者がいても、会議開催者(予約者)にメールを返信することはできません。そのまま欠席の旨を連絡するのを失念してしまうと、いつまでたっても現れない欠席者を待ち続けることになり、最悪の場合会議の開催が遅延・中止になるということもあり得ます。

Outlookは多くの企業が導入しており、その便利さに疑問を抱く人は少ないかもしれません。しかし、このような弱点が存在するのです。

Outloolでの会議室予約管理についてより詳しく知りたい方はこちらの記事もお読みください。

Outlookで会議室予約!会議室の実質稼働率を向上させる方法

また、Office 365もポピュラーなシステムと言えるでしょう。Office 365に含まれるExchange Onlineには、会議室予約機能やスケジュール管理機能が備えられています。

この機能を使って会議室を管理している企業も多いと思います。しかし、前述した問題は、Office 365だけでは解消できません。例えば、何らかの都合により会議が開催されなくなったとしても、会議室の予約は自動キャンセルされません。予約者が責任をもってキャンセルしない限り、予約は残り続けます。同様に、会議室の利用時間を勝手に延長してしまう問題も、Office 365だけでは解消できません。こういった問題の本質は、予約者または会議参加者の「うっかり」に原因があるため、別の視点から対策を講じていく必要があります。

Office 365の会議室予約機能を補完するCC-SmartReservation

このような場合に活用したいのが、弊社が提供するCC-Smartシリーズの会議室予約システムCC-SmartReservationです。このシステムには、

l   未開催会議の自動キャンセル機能

l   会議の開催を事前に通知する機能(会議忘れの防止)

l   会議の終了時刻を5分前に通知する機能(勝手な時間延長の防止)

などが用意されており、Office 365の機能を補完する仕組みになっています。事前の開催通知は、Office 365に含まれるSkype for Businessやメールと連携して各社員に通知されます。終了5分前の通知は、会議室に設置する端末からの音声で通知されます。

また、予約状況のログ出力機能を備えていることもCC-SmartReservationの特徴として挙げられます。本システムを導入していなければカラ予約になっていた会議室予約を集計し、その回数が多い部署や個人に注意喚起を行うことで、会議室の不適切な予約、利用を削減できるようになります。

CC-Smartの導入効果

では、実際にCC-SmartReservationを導入すると、どのような効果を期待できるのでしょうか。一言でいえば、「会議室の適正な利用が推進される」といえます。自動キャンセル機能があるため、会議室のカラ予約はなくなります。また、会議の開催忘れや勝手な時間延長を防止する通知機能によって、会議時間が守られるようになります。

特に会議室の数が限られている企業は、CC-SmartReservationを導入することをお勧めします。誰かが会議室を不適切に使用すると、同僚がビジネスチャンスを損失してしまうかもしれません。その損失が積み重なり、将来的な財務状況の悪化に繋がっていく可能性もあります。このことを社員全員が肝に銘じておくべきでしょう。

「場所や施設にとらわれない会議」という選択肢

なお、もう一つの考え方として、遠隔地からの参加をみとめる通話会議という選択肢も参考までにご紹介します。特に、参加人数が多い場合は十分な大きさの会議室を確保するのが困難な場合もあります。そんなとき、Skype for Businessの会議通話機能を使えば、最大250人まで参加が可能です。

音声だけでなく、カメラを通してビデオ会議も行えるため、相手を見ながら会議に参加することが可能です。会議通話中に、個別にコミュニケーションをとりたい場合は、別途IM(インスタントメッセージ)を送付してコミュニケーションをとることができます。一方通行の会議通話ではなく、双方向の会議を実現できるのです。しかも、PCだけでなく、スマホやタブレットといったモバイル端末からもアクセスできるため、どこからでも会議に参加できることも利点となります。

他にも、画面共有やファイル共有によって会議で使い資料をその場で共有したり、会議内容をレコーディングして議事録代わりに利用したりと、Skype for Businessを駆使した遠隔会議にはメリットがたくさんあります。このように、今までの仕事の進め方そのものを見直し、仕事の質を上げていく手法を模索していくことも選択肢の一つと知っておいて損はないはずです。

Skype for Businessの会議通話機能についてより詳しく知りたい方はこちらの記事もお読みください。

大人数でも心配無用!250人まで招待可能なSkype for Businessの会議通話機能が便利な理由

「Office365+CC-SmartReservation」で会議室の稼働状況が改善する!

会議室などの社内施設は、いわば社員の共有財産であり、適切に利用されていないとほかの社員の業務に支障をきたすおそれがあります。今回、紹介したCC-SmartReservationは、会議室の効率的な利用を促進するシステムです。Skype for Businessをベースにしているため、導入コストが小さいことも魅力のひとつです。ぜひ、導入を検討してみてください。

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会議室の稼働状況を改善する会議予約システム CC-SmartReservationは、無料体験が可能です。

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参考:

導入後の活用イメージ CC-Smart Skype for Businessをさらに活用するための拡張アプリ|クロスキャット