業務効率化を実現!Office 365の機能をすべて紹介!

Office365

マイクロソフトが提供するOffice 365は、業務効率化を実現してくれるツールです。必要な機能だけをチョイスできるので適正なコストを維持できるというメリットもあり、大企業だけでなく中小企業にも導入が進んでいます。
しかし、その一方で、「Office 365で何ができるのか?」「自社にあう機能がどれだかわからない」という声もよく聞かれます。どんなに素晴らしいツールであっても利用しなければ意味がありません。そこで、ここでは「Office 365」が有している機能を体系的に整理し、どの機能にどのような便益があるのかを解説していきます。自社にあう機能を見つけて、ぜひとも業務の効率化を実現してください。

Office 365の5つの基本機能

そもそもOffice 365とは、どのようなサービスなのでしょうか? Office 365は、マイクロソフトが提供するサブスクリプション型のサービスです。最新のグループウェアサービスに加えて、ビジネスパーソンが慣れ親しんできたWordやExcelといったアプリケーションも提供されています。これまで、パッケージ製品として販売してきたものをクラウド上で提供するスタイルです。クラウド上で提供されているため、常に最新バージョンを利用できるというメリットもあります。

Office 365は、以下に示す5つの基本機能から成り立っています。

  • Exchange Online(メール作成や予定の管理、共有)
  • SharePoint Online(情報の管理、共有)
  • Skype for Business(Web会議)
  • Yammer(ファイル共有、共同作業)
  • Microsoft Office(WordやExcelといったアプリケーション)

上記がOffice 365の全体像になります。最新のOfficeアプリはもちろん、チーム内での情報共有、メールや予定表の作成など、業務効率化を促進する機能がひととおり揃っています。

業務効率化を実現する多彩なソリューション

Office 365の基本機能を理解できたら、次は各機能の詳細を見ていきましょう。「自社に足りない部分を補ってくれる機能は何か?」を意識しながら読み進めていくと、業務効率化を実現してくれる機能を発見しやすいでしょう。

「Exchange Online」大容量のメールとスケジュール管理

Exchange Onlineは、Outlookという使い慣れたインターフェースでビジネスメールを利用できるサービスです。アドレス帳や予定表といった機能も含まれています。メール機能は50GBの容量が確保されており、1通あたり最大150MBのメッセージを送信できます。容量の大きい添付ファイルを頻繁にやりとりする方でも安心して利用できるでしょう。予定表サービスは、個人で利用することも可能ですし、ほかのメンバーと共有することも可能なので、メンバー間の情報共有を推進できます。

「SharePoint Online」プロジェクトメンバーと資料を共有

SharePoint Onlineは、プロジェクトのメンバーと資料を共有したり、共通のサイトを利用したりすることができるツールです。ポイントは、チームの共同作業を推進できること。プロジェクト専用のサイトを設けておけば、メンバーは自由にそこへアクセスして作業を進められます。制作スタッフは社内で、営業スタッフは外出先で、という具合に共同作業をスムーズに進められる環境を構築できるのが利点です。

「Skype for Business」リアルタイムでつながるオンライン会議ソリューション

Skype for Businessは、遠隔地からも会議に参加できるオンライン会議ソリューションです。これまで、会議はメンバーが会議室に集まって行うのが通例でした。しかし、Skype for Businessがインストールされているパソコンがあれば、会議室にいなくてもオンライン上で会議を開くことができます。ひとつの会議に最大で250人が、スマートフォン、タブレット、PC、電話、会議室用機器を使用して参加できます。

「Yammer」会社全体で情報を共有できる社内向けSNS

SharePointと同様に、Yammerも情報共有を推進してプロジェクトの共同作業を効率化できるツールです。プロジェクトやトピックごとにグループを分けて、コミュニケーションを図ったり、ファイルを共有したりするなど、情報交換の円滑化を実現する社内向けSNSといえます。

「Microsoft Office」常に最新のアプリケーションを利用可能

前述したように、Office 365はクラウド上で提供されるサブスクリプション型のサービスとなります。このため、WordやExcelといったアプリケーションを常に最新バージョンで利用できます。また、1アカウントあたり最大5台までインストールできるのもポイントです。メインとなるパソコンはもちろん、スマートフォンやタブレット、携帯用のノートパソコンなど、複数のデバイスを使って作業している方には嬉しいサービスといえるでしょう。

自社にあった機能を見つけよう

Office 365には多彩な機能が用意されていることを理解いただけたと思います。業務効率化に貢献してくれるのはもちろん、必要な機能だけをチョイスできるので適正なコストで運用できるのも利点となります。Office 365を使って業務効率化を実現するには、自社にあう機能を見つけることが重要です。豊富にプランが用意されているので、自社が希望する機能が含まれているプランを選択するとよいでしょう。

 

参考: