「Office 365」と「Exchange Online」は、どっちがお得?

Office365

現代のビジネスシーンにおいて、メールは必須の機能といえます。社内外を問わず、報告/連絡/ファイルの共有といった用途にメールが利用されています。こういったビジネスメールを最大限に効率化するために、マイクロソフトが提供しているサービスがExchange Onlineです。
Exchange Onlineを利用するには、「Exchange Online」を単体で契約するか、もしくはマイクロソフトが提供するサブスクリプションサービス「Office 365」を契約する必要があります。ここでは、単体の「Exchange Online」を導入してメールの効率化を図るべきか、それとも「Office 365」を導入してほかの機能と連携しながらExchange Onlineを利用すべきか、利便性やコスト面から考察していきます。

Exchange Onlineとは?

まずは、Exchange Onlineとは何か、どのようなメリットがあるのかを整理しておきます。

Exchangeの提供が始まったのは、1996年のことです。それ以来、ビジネスメールの代表的なシステムとして、多くの企業にExchangeが導入されています。このExchangeをクラウド型で導入できるのがExchange Onlineです。

Exchange Onlineには、メール機能のほかにも、さまざまな機能が用意されています。

  • 大容量のメール
  • スケジュール共有機能
  • 会議室予約機能

代表的な機能となるメールは、1人あたり50GBの大容量が確保されています。このため、大量のメールを難なく保存できます。メール1通あたりの最大容量は150MBで、容量の大きい資料を送受信する方でも問題なく利用できます。

また、チーム内でスケジュールを共有するときにもExchange Onlineが活用できます。チームワークを発揮して業務を進めるには、メンバー同士の情報共有が欠かせません。Exchange Onlineには予定表機能が備わっており、それを個人だけでなく、チーム内で共有することが可能です。

さらに、会議室の予約機能も用意されています。人事部に出向いて会議室の使用時間を記入する、といった手間をかける必要はありません。Web上で簡単に会議室を予約できます。機能名は「会議室」となっていますが、共用パソコンや社用車など、社内で共用するあらゆる備品に応用することが可能です。

「Office 365」と「Exchange Online」の違い

Exchange Onlineは単体でも導入できますが、「Office 365」にもパッケージの一部として含まれているため、「Office 365」を導入してExchange Onlineを利用することも可能です。具体的にプラン名を挙げると、「Office 365 Business Essential」「Office 365 Business Premium」「Office 365 Enterprise E1, E3, E5」といったプランにExchange Onlineが含まれています。

単体の「Exchange Online」と「Office 365」の導入コストを比較すると、当然ながら「Exchange Online」を単体で導入したほうがコストは低くなります。ただし、「Office 365」には数多くの機能が用意されていることにも注目しなければいけません。

Office 365には、Exchange Onlineはもちろん、プロジェクトの共同作業を支援してくれるSharePoint、遠隔地との会議を実現するSkype for Businessなど、業務効率化を実現してくれるツールが数多く含まれています。単体の「Exchange Online」では実現できない機能がいくつも用意されているにも関わらず、その利用料はわずか月額100円程度の差しかありません(Office 365 Business Essentialの場合)。機能とコストを比較すれば、「Office 365」を導入したほうが圧倒的にお得といえるでしょう。

「Exchange Online」単体ではなく「Office 365」を活用しよう

業務効率化を実現するには、メールやスケジュールの共有だけでなく、ファイルの共有、メンバー同士の情報共有、遠隔地との会議システム、会議室予約システムなど、さまざまな視点から業務を見直していく必要があります。よって、「Exchange Online」を単体で導入するより、「Office 365」を導入したほうが「業務効率化への近道になる」といえます。コスト面においても月額100円程度の差(※)しかありません。「Office 365」を導入して、あらゆる角度から業務効率化を推進していきましょう。

※「Exchange online プラン1」と「Office 365 Business Essential」で比較した場合

 

参考:

Exchange OnlineとOffice 365の違いを3つのポイントで解説|Office365チャンネル