導入のしやすさも魅力!「Office 365」の価格的なメリットとは?

Office365

ffice 365は、マイクロソフト社が提供するクラウドサービスです。業務の効率化を実現するさまざまなサービスが用意されていますが、意外に見過ごされがちなのがOffice 365の価格的なメリットです。利用者数の増減に対応しているので適正コストを保つことができ、費用対効果を高めるツールであると考えられます。実際にOffice 365を導入するにいたった決め手として、価格的なメリットを挙げている人も多くいます。ここでは、Office 365の価格的なメリットについて紹介していきます。

Office 365とは?

まずは、Office 365とは何か、どのような特徴があるのかを見ていきましょう。

Office 365は、2013年に法人向けサービスが開始されました。永続ライセンス型のOffice 2016に対して、Office 365は使用料を毎月支払うことで利用できるクラウド型のサービスです(サブスクリプション型ともいわれています)。最新の「グループウェア」と「Officeアプリ」をセットで利用でき、これまでマイクロソフト社がアプリケーションとして提供してきたものを、クラウドで利用できるサービスとなります。

その活用シーンは以下の4つに大別されます。

  • メール・施設設備予約などスケジュール管理機能
  • 情報・ファイル共有サイト、オンラインストレージ機能
  • Web会議システム(Skype for Business)
  • Word、Excel、PowerPointなどのOfficeソフト

ビジネスに必須のOfficeアプリはもちろん、チーム力を高める情報共有機能、遠隔地との打ち合わせを円滑化するWeb会議システムなどが提供されています。また、クラウド型なので場所を問わず利用できることも魅力のひとつです。例えば、営業の方が商談後に、訪問先の近所からWeb会議システムを利用して上司に報告する、といった使い方が可能です。業務を効率化するための知恵がつまったツールといえるでしょう。

気になる価格的なメリットは?

Office 365のメリットは理解できたとしても、Office 2016と比べて割高であれば、なかなか導入には踏み切れないでしょう。続いては、Office 365の価格的なメリットについて紹介します。
Office 365の価格的なメリットとしては、「適正コストの維持」と「総合的なコストの削減」が挙げられます。

Office 365は利用者数の増減に対応しているため、転職などで使わなくなったパソコン分の費用はかかりません。これが「適正コストの維持」になります。また、多彩な機能のなかから必要な機能だけを選択できるので、その意味でも適正なコストで利用できるといえます。

インストール可能なパソコンの台数もポイントになります。Office 2016は2台までしかインストールできませんが、Office 365は15台までインストール可能です。15台の内訳は、「PC・タブレット・スマートフォンへ各5台ずつ」となります。一人の社員が2台以上のパソコンを所持している場合などは、確実に「総合的なコストの削減」につながります。

Office 365が提供するサービスは、WordやExcelといったOfficeアプリだけではありません。スケジュール機能やファイル共有システム、Web会議など、幅広いサービスが用意されています。これらのサービスを活用している企業は、Office 365でサービスを一元化することで、さらにコストを削減できるかもしれません。

必要な機能だけを選択できる多彩なプランバリエーション

Office 365は、必要な機能だけを選択して利用できます。しかし、プランが豊富に用意されているため、「どれを選べばよいかわからない」という方もいるでしょう。ここでは、そのような方のために、プラン選びのポイントを解説します。

最初に考慮すべきポイントは「社員数」です。Office 365は、中小企業向けの「Business」と、大企業向けの「Enterprise」の2種類に大別できます。

従業員(利用者数)が300人以下の場合は、下記の3つのプランがコストパフォーマンスに優れたプランとなります。

  • Office 365 Business
  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium

300人を超える場合は、下記の3つのプランのなかから選択する必要があります。

  • Office 365 ProPlus
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3

300人以下でもOffice 365 Enterprise E1などを選択することは可能です。ですが、300人を超える企業がOffice 365 Business Essentialsなどを選ぶことはできません。

次に考慮すべきポイントは、「OfficeアプリとOfficeサービスの利用の有無」です。まず、Word、Excel、PowerPointといったOfficeアプリのうち、どれが必要か」検討します。

続いて、Officeサービスを検討します。Office 365では、Officeアプリ以外にもさまざまなサービスが提供されています。メールやスケジュール管理を行うExchange Online、インスタントメッセージの送受信やWeb会議を行うSkype for Businessなど、いずれも業務効率化を実現する有用なツールになるので、この機会にぜひ検討してみることをおすすめします。

Office 365のサービスだけが必要で、Officeアプリは必要ない場合は、Office 365 Business Essentialsが候補になります。逆に、Office 365のサービスは必要なく、Officeアプリだけが必要な場合は、Office 365 Businessが候補になります。

多彩なプランで多くの企業にマッチするOffice 365

Office 365には、業務効率化を実現する多彩なサービスが用意されており、価格的なメリットもあることを理解いただけたと思います。必要な機能だけを選択できるので、適正コストで運用できるのも魅力のひとつです。これを機会に、ぜひOffice 365の導入を検討してみてください。

 

参考: