内線番号表をデジタル化することで得られる恩恵とその方法

Skype for Business

社内電話を使っている会社は、いまだに「内線」とそれをリスト化した「内線番号表」を使っているのが一般的です。しかし、社内の人に連絡を取るたびに内線番号表を確認するのは手間がかかります。また、電話の数にも限りがあるため、別の人が電話を使用していると、電話をかけることすらできなくなってしまいます。
こうしたアナログならではの障壁を越えるために、社内コミュニケーションそのものをデジタル化していくと、内線番号表の存在意義すら180度変えることができます。今回は、内線番号表をデジタル化することで得られる恩恵について紹介します。

仕事中に起こりがちなトラブル

別の部署に在籍している社員に連絡をとりたい場合、社員管理システムで携帯電話番号を調べて電話をするケースもあれば、内線を使って該当部署へ電話をするケースもあるでしょう。前者のケースであれば、システムで電話番号を検索できるため、比較的手間は少ないと考えられます。しかし、いまだに後者の方法で連絡をとっている人も多いと思います。特に、初対面の社員へ連絡する際には内線を使うケースが多いようです。

内線番号表は、社内のイントラネットに掲載されている、もしくは紙ベースで保管されているのが一般的です。この内線番号表を確認する行為そのものが意外と面倒な作業になります。また、リストを開いても希望の部署や番号を見つけるのに時間を要する場合もあります。ようやく番号を見つけられたと思ったら、ほかの社員が内線電話を使っていて、電話の順番待ちをしなければならない、という状況になるケースもあるでしょう。

普段仕事をしているときに、こういった一連の作業にどれだけの手間と時間的コストを払っているのか、想像したことはありますか? これらの時間を業務にあてた方が圧倒的に生産性は向上します。

Skype for Businessで業務を効率化し、無駄な時間を削減

このような場合は、内線を廃止し、社内電話をSkype for Businessに置き換えるのが効果的です。Skype for Businessには、IM(インスタントメッセージ)機能だけでなく、電話やテレビ電話の機能も搭載されています。このため、社員一人ひとりにアカウントを配るだけで、社内電話を個人が持っているようなイメージで活用することが可能になります。これで、内線電話が空くのを待つ時間を無駄にすることもなくなります。

また、パソコンで作業をしているときに、同じ画面上でSkype for Businessを開いてすぐに電話をかけられるのもSkype for Businessの魅力です。席を立つ必要がないため、集中力の低下を抑えられるのではないでしょうか。

さらに、Skype for Business のIMを活用するようになれば、そもそも電話をする機会すら減るかもしれません。結果的に、社内コミュニケーションの効率化につながり、無駄な時間を削減できるようになります。

「内線番号表」という概念すらなくなるかも?

「社員検索」の機能が用意されていることも、Skype for Businessの魅力のひとつです。Skype for Businessでは、「名前」や「アカウント名」、「メールアドレス」で社員を検索できるため、連絡の取りたい相手を瞬時に見つけ出すことができます。もちろん、これらの作業もSkype for Businessの画面上で行えるので、社員の検索から電話までをスムーズな流れで進められます。Skype for Businessを活用すれば、もはや「内線番号表」という概念すらなくなるかもしれません。

唯一、Skype for Businessに足りない機能は、社内の組織階層に基づいて、部署ごとに連絡先を表示できないことです。この問題は、CC-SmartContactsのような拡張サービスを導入すると解決できます。社員を部署から探せるようになるため、より使いやすい環境でSkype for Businessを活用できるようになります。特に年配の社員は、今でも社員を組織と紐付けて把握しているケースが多いため、社員全体が使いやすいツールに仕上げるためにも、拡張サービスの導入は欠かせない検討項目といえます。

内線電話の代わりにSkype for Businessを導入しよう!

社内電話は「社外とやりとりするツール」ではないため、比較的自由にカスタマイズできる領域といえます。内線をSkype for Businessなどでデジタル化すると、コミュニケーションを効率化でき、無駄な業務コストを抑えることができます。
連絡をとりたい社員と即座につながる環境を構築できれば、今後は「内線番号表」という概念そのものがなくなるかもしれません。もしくは、Skype for Businessが「デジタル化された内線番号表になる」とも考えられるでしょう。内線電話の代わりにSkype for Businessを導入して、理想的な仕事環境を構築してみてはいかがでしょうか。

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