会議の効率化で業績アップを目指そう

会議

「議論ばかりに時間を割いて、最終的な結論を出せない会議は時間の無駄」と考えるビジネスマンは少なくありません。企業は金銭的なコスト削減に重きを置きますが、労働時間もコストと考えて無駄を削減すべきではないでしょうか。今回は、会議時間の削減に取り組む方法についてご紹介します。

会議を効率化することで得られるメリット

会議時間を短くすることで得られる利点は大きく分けて2つあります。

長時間労働をなくす、是正する

近年、「ワークライフバランス」という言葉や、国を挙げて力を入れている「プレミアムフライデー」といった制度が登場し、適正な労働時間を維持し、家族と過ごす時間や自分の時間を持つことが推奨されています。なかでも、時間外労働や長時間労働につながる会議での拘束時間は課題となっています。会議時間を減らすことができれば、労働環境の改善に一石を投じることができます。実際に、勤務時間の大半を会議に割いている管理職は多く、勤務時間外に本来の業務を行っています。

意志決定、方針決定までのスピードがアップする

インターネットによって、世界中の情報が瞬時にやりとりが可能になった今、あらゆるビジネスの変化のスピードが以前と比べて格段にアップしています。現代では明確な意思決定をすばやく、確実に行い、製品やサービスのローンチやリリースにつなげていくことは競合他社に差をつけるためには必須です。したがって、会議をコンパクトにし、かつ効率的に行うことは、問題の早期解決や意思決定を早めることにもつながるため、企業にとっては重要課題といえます。

会議のルールを制定する

会議を効率化するには、会議を円滑に進めるためのルールをあらかじめ制定しておき、社員に周知しておくことが大切です。

時間のルール

「30分や1時間など具体的な時間制限を設ける」「5分、10分のちょっとした隙間時間でも会議を行う」「議論が必要ない場合は、SNSやビジネスチャットなどのコミュニケーションツールで結論を出す」「時間を計りながら会議を行う」などが挙げられます。時間を意識することで無駄をなくすことが可能です。

内容のルール

「あらかじめすべての出席者に、会議の内容やアジェンダを通知することで、会議を資料の読みこみからスタートさせない(出席者はすでに議論すべき内容について理解していることが前提で会議を始める)」「テレビ会議を活用する」「会議に関する資料配布を行わない。資料を使用したとしても2~3枚程度に留める」「だらだらと会議を続けないように進行役を決める」などがあります。何を目的としている会議かを明確にすることは、実のある会議を実現するためには必要不可欠です。

出席者のルール

「人数は必要最低限に絞り、決定事項を関係メンバーにのちに共有する」「出席者全員が必ず発言する」「会議は座らずに立って行う」などのルールを制定すると時間の短縮につながります。また、会議出席者の意図を汲みやすくなるという効果も。

効率化できるツールを使用する

資料はデジタル化してペーパーレスにすることで、資料整理の時間を削減することができます。また、資料のデジタル化は場所も取らず、資源の節約にもなります。アーカイブ化する際に疑問や課題もあわせて資料に記載し、モニターやタブレットなどで閲覧・共有すれば、常に情報を共有している状態となります。これによって議論が活性化し、早期の決定につながるのです。

また、会議を可視化するために付箋やホワイトボードを活用するのも一案です。このことで、現在の問題点がより把握しやすくなります。さらに、スマートフォンと連動しているデジタルホワイトボードを利用すれば、遠隔地からでもまるで会議室にいるように参加できます。

会議の効率化は企業力のアップにつながる

長い会議を削減することで、「会議の日程調整や資料作成がなくなり、本来メンバーが注力すべき事案に時間を充てられる」「長時間拘束されるストレスが減少する」「社外でのコミュニケーション時間が増える」などの効果が考えられます。また、会議の内容ではなく、会議室の「空室コントロール」も効率化の有効な手段です。CC-Smartは会議室の無駄な予約(カラ予約)をなくし、稼働率をアップすることができます。あらゆる生産性を向上するためにも会議の効率化は重要なカギになるのです。