無駄な会議をなくして業務を効率化しよう

会議

先進国のなかでも、日本の労働時間はアメリカ、イギリス、ドイツ、フランスなどの他国と比べてかなり長いとされています。しかも、その労働時間のほとんどがこまごまとした雑用や電話対応、会議などに追われ、クリエイティブな活動や本来の業務をなかなか行えない、という事態が多くあります。今回は、特に時間の無駄とされる「会議」について見ていきましょう。

なぜ無駄な会議が発生してしまうのか

どうして会議は「無駄なもの」になってしまうのでしょうか。原因のひとつとしてまず考えられるのが、「管理者(上役)が電話対応や来客対応などに追われ、全員揃うことができず、予定されていた時間通りに会議がスタートしない」「そもそも設定されている会議時間が長すぎる」といったルーズな時間管理です。このような環境で会議を行うと、拘束時間が増え、生産性は低下します。

次に、用意された膨大な資料を読むだけの会議です。あらかじめ会議出席者が念頭に入れておくべき情報について説明がされていないため、「ただの資料の読み合わせ」と化します。会議室で黙々とプリントアウトされた資料を読むだけでは、当然議論も行われることはなく、時間だけが過ぎてしまいます。

最後に、舵取り役がいない会議です。何かを審議し、決定しなければならない会議にもかかわらず、結論に向けて誰も指揮をとらないため、議論がだらだらと続くだけで何も決まりません。

こういった会議が無駄を生み出してしまうのです。

無駄ではない会議とは

それでは、反対に「無駄ではない」会議とはどのようなものと考えられるでしょうか。企業における会議は「意思決定の場」です。企業内では「意思決定をする立場の人間」と「意思決定されたことを実際に実行する立場の人間」がおり、両者の意思疎通を図ることは社内会議の重要な役割といえます。両者が円滑にコミュニケーションをとることができなければ、会社自体の運営に大きな影響が出るのは明白です。

企業は1人では成り立っていません。1人の人間が一方的に決定、通達するのでなく、「最適な答え」を複数の人間で導き出すのが会議です。その目的を忘れずに会議を開くことが重要です。

大手企業は有益な会議を実践している

無駄な資料は使わないIBM

アメリカのコンピューター関連大手であるIBMでは、時間をかけて作られた資料は使わないとされています。以前は丁寧に作り込まれた資料を使った説明やプレゼンを行うスタイルの会議でしたが、現在では事前に出席者に会議に必要な内容をまとめた資料を配布し、全員が読み込んでいることを前提に会議をスタートすることで、本質的な議論に時間を使うスタイルを実践しています。議論の時間は30分と、コンパクトに設定されていることもポイントです。

 

会議は最低限の人数で行うGoogle

世界最大の動画投稿サイトYouTubeやAndroid OSなど、大規模なインターネット関連事業を手がけるGoogleでは、「会議にはそのプロジェクトや企画に関わっているすべての人間が出席する必要はない」としています。同社では、人数が多すぎると議論のクオリティに問題が出ると考え、会議の最大人数を8人としています。少ない印象を持つ人もいるかもしれませんが、意志決定は数人で行い、あとで参加しなかった人間スタッフにも議事録を送って情報を共有しており、実務に支障が出ることのないようにしています。また、あらかじめ会議での決定権は誰にあるのかを明確にしておき、「何も決まらない会議」を防ぐ仕組みもあります。

議事録を作らない日産自動車

国内企業の事例も見てみましょう。日産自動車で行われる会議は、アイデアをふせんに書き込み、ホワイトボードの代わりに模造紙に貼り付けていく独特のスタイル。アイデアは匿名で書き込み、議論を発展させていきます。これは考えをコンパクトにまとめるトレーニングにもなるとされ、スキルアップにもつながります。模造紙は議事録の代わりになり、関係者には写真で送付されます。議事録を作る手間は必要なくなり、会議がどのように進行したかが明確になるのです。

会議のやり方を変えてコンパクトに

時間には限りがあり、業務が行える時間も決して多くはありません。長時間労働の悪影響が叫ばれるなか、会議時間の短縮や、削減はもはや企業においては責務ではないでしょうか。会議の目的をしっかりととらえ、最短で結論や実績を出していくために、会議の変革をぜひ進めてみてください。

 

参考: