会議をもっと効率的に!ファシリテートの進め方と実践のコツ

会議

皆様のチームでは、効率の良い会議が行われていますか? 会議はビジネスにおいて非常に重要なものですが、生産性の低い会議が行われがちであることも事実です。これらの非効率な会議を改善するためのひとつの手段として、しっかりとしたファシリテーションの導入が考えられます。ファシリテーターによる適切な司会進行によって、会議の生産性が飛躍的に向上する可能性があるのです。この記事では、効率的な会議を行うための手法としてのファシリテーションを紹介します。

効率の良い会議とは

そもそも効率の良い会議とはどんなものでしょうか? 良いビジネスとは「限られた時間のなかで最高の結果を生み出すこと」と考えると、以下のような考察が可能です。

非効率な会議の具体例

効率の良い会議を考えるには、反対の非効率な会議のことを考えてみるとわかりやすいでしょう。

  • 話すべき議題から脱線してしまい、無駄にダラダラと時間が過ぎてしまう会議
  • 一部の特定のメンバーだけが発言しており、他のメンバーはただその場所にいるだけになってしまっている会議
  • 結論が生まれず、業務報告に終始してしまう会議

これらの非効率な会議は生産性が低く、会議を行っても意味がないばかりか時間の無駄になってしまいます。

効率の良い会議とは

さまざまに定義できますが、目的が明確で、意思決定のために参加者全員が主体的に取り組んでいる会議は効率の良い生産性の高い会議のひとつといえるでしょう。とはいえ、部署や年齢、さらに最近では国籍まで違うメンバーとの会議も珍しくなく、そうしたなかで前述のような会議を行うのは容易なことではありません。そこで、重要な役割を果たすのが、司会進行役を務めるファシリテーターの存在です。

ファシリテーターの条件とは

ファシリテーターは単なる司会進行役ではありません。会議の効率を左右し、方向性を定める非常に重要な存在です。優れたファシリテーターに求められる条件は以下のように考えられます。

中立的な態度

前提条件として、ファシリテーターは中立的な態度でなければなりません。ファシリテーターが特定の意見に肩入れしてしまうと、会議の方向性が偏ったものになってしまいます。ファシリテーターは中立的な態度を保てるように、先入観や思い込みを持ってしまわないように意識することが大切です。

意見を引き出す

メンバーの意見を引き出すには、テクニックやコツが必要です。イエスかノーで答えられる質問や、「何か質問がありますか?」といった問いかけだけでは、自由な意見を引き出せず、会議が停滞してしまいます。ファシリテーターが用いるべき質問は、自由回答型の「パワフルクエスチョン」です。

  • 「その課題を解決するために、あなたたちはどうしたいですか?」
  • 「そのような結果を生むためには、どうすればよいと思いますか?」

といった答えが限定されていない具体的な質問を投げかけることにより、メンバーは回答を必死に頭の中で考えます。これらの質問は会議の質を高めると同時に、メンバーの成長も促すものです。

意見をまとめる

意見が出揃ったら、ファシリテーターは会議の結論を決めるべく意見をまとめる役割を果たします。対立する意見を取りまとめる作業は非常に困難で、ファシリテーターの力量が問われるところでしょう。ただし、ここで注意したいのは、ファシリテーターは意思決定の権限がないスタッフが務めることが望ましいということです。ファシリテーターの独断や主観ではなく、メンバー全員で合意形成することによって、議論の最中には反対の意見を出していたメンバーも会議の結果に沿った行動がとれるようになります。

ファシリテートのコツとは

それでは、そもそもどのようにファシリテートするのが良い手法なのでしょうか。ファシリテートをよりうまく行うためのコツについて紹介します。

ホワイトボードやふせんを活用する

会議でさまざまな意見を広く吸い上げるには、メンバーの発言や考えを可視化することが効果的です。このために便利なのが、ホワイトボードやふせんです。以下の効果が期待できます。

  • 他のメンバーが発言した意見が忘れられない
  • 議題から脱線しそうになったときに、会議の趣旨が確認できる
  • 議題に対するメンバーの考えの立場が明確になる

ホワイトボードに直接記入するのも良いですが、ふせんを使用してホワイトボードに貼る方法もあります。グルーピングによってより意見を整理しやすくなることが特徴です。

会議の目的を明確化する(アジェンダを利用する)

ファシリテーターは中立であるべきですが、会議の目的や趣旨については徹底して従わなければなりません。決めるべき議題のために、不要なことを排除し、あらかじめ決定した議題に沿った会議進行を徹底させるのがファシリテーターの役目なのです。その目的を果たすために、効果的なのがアジェンダの活用です。アジェンダを作成し、事前にメンバーに共有することにより、趣旨がぶれることなく会議が実行されます。これについても可視化がポイントで、前述のようにホワイトボードを使う場合には書き出していつでも目につくようにするのも良いでしょう。

 

せっかく社内のメンバーを集めたのに結果のともなわない会議をしてしまうのは非常に残念です。こうした会議はスキルのあるファシリテーターの有無で劇的に改善できるものです。良いファシリテートについて理解し、効率的に会議を進めていきましょう。

 


参考: