賢い企業はなぜ受付システムを「無人化」するのか?

受付システム

受付は「企業の顔」ともいえる存在です。これまでは、受付担当者がにこやかに来訪者を出迎えて、慣れた様子で担当社員を電話で呼び出す、といった光景が日常でした。ところが、最近では企業受付の無人化が進んでいます。無人化とはいっても、大切なお客様が来社されたときに誰も応対しないわけではありません。従来、受付担当者が担っていた窓口業務を、受付システムの導入により機械化しているのです。
賢い企業ほど積極的に受付システムを導入し、窓口業務の効率化に成功しています。

従来の受付に関する企業の悩み

実は、多くの企業が窓口業務に関する悩みを抱えています。よくある悩みとしては、以下の3つが挙げられます。

1.受付担当者の人件費が無駄になる

小規模な営業所は、受付窓口と社員のオフィスが一体化している場合が多く、わざわざ受付担当者を配置しているケースは滅多にありません。一方、受付窓口とオフィスが隔てられている場合は、「受付担当者を配置すべきか?」と思い悩んでいる企業が多いのではないでしょうか。もちろん、受付担当者を配置すると、そのぶん人件費がかさんでしまいます。また、一日の来訪者数が多くても、特定の時間帯に来訪者が集中している場合は、受付担当者を一日中窓口に座らせておくと人件費に無駄が生じてしまいます。

2.内線電話だけではエントランスとして味気ない

人件費を削減するために、受付に内線電話と内線番号表を設置し、来訪者が担当社員を直接呼び出す形式を採っている企業もあります。この場合、受付担当者の人件費を削減できるのが利点になりますが、前述したように受付には「企業の顔」という側面もあります。ぽつんと置かれた電話機は、来訪者のビジネス意欲を削いでしまうかもしれません。

3.担当社員が不在の場合、来訪者の時間をムダにしてしまう

担当社員が不在の場合、受付からの電話を「その場にいた誰か」が受け、その案件に対応できる社員を探しているうちに「電話のたらい回し」になってしまうケースも珍しくありません。これでは、受付で「待ちぼうけ」になるお客様の貴重な時間をムダにしてしまいます。

受付システムとは何か?

こういった「窓口業務に関する企業の悩み」を解消してくれるのが受付システムです。受付システムとは、自動音声やタッチパネルなどを使って「無人で来訪者に応対するシステム」です。直接社員を呼び出すことができるため、受付担当者を配置する必要がありません。PCやタブレット等で、タッチ対応のインタフェースを備えていることが基本なため、美しいデザインや華やかな映像などで来訪者を迎えることが可能です。担当社員のスマートフォンを呼び出すことができるシステムもあります。

 

理想の受付システムを導入するためのポイント

受付システムを導入する企業が増えた結果、最近では、さまざまな機能を備えたユニークな受付システムが販売されるようになりました。では、自社に最適な受付システムを選ぶときに注意すべきポイントは何でしょう。

最初に注目すべきポイントは「操作性」です。導入前にシステムを操作してみて、違和感がないかを必ず確認しておきましょう。UI(ユーザーインターフェース)がタッチパネル方式の場合、「画面構成はシンプルで無駄がないか」「簡単に操作できるか」などといった点を吟味しなければいけません。

また、無人のエントランスを華やかに演出できるかどうかもポイントになります。タッチパネル画面をカスタマイズすることで、「デジタルサイネージの役割も果たしてくれるか」を必ずチェックしておきましょう。担当者が受付に出向くまでの短い時間に、タッチパネル上に自社製品の広告を表示するなど、カスタマイズ性が高いシステムを選ぶと自由度が大きくなります。受付システムを選択するときは、あくまでも「来訪者をもてなし、不便を与えないこと」に主眼を置くのが基本です。

受付システム導入で華やかで効率的な受付の実現を!

受付システムの導入は、窓口業務の効率化やコスト削減が図れるだけでなく、華やかなエントランスを実現できる可能性も秘めています。受付システムが「企業のイメージアップ」に貢献してくれるかもしれません。受付システムの導入にかかる「コスト」と「効果」を天秤にかけ、自社に合った受付システムを導入しましょう。

 

参考: