会議の効率と効果を高めるアジェンダとは 意味と作成法を徹底解説

会議

「来週の会議のアジェンダ作成しておいて」と上司から依頼された経験はありませんか? 近年、ビジネスで「アジェンダ」という用語が使われるようになりましたが、一般生活ではなかなかなじみの薄い言葉でもあり、正確な意味がわからないという方もいることでしょう。今回の記事では、アジェンダの意味と会議を効率的かつ効果的に行うためのアジェンダの作り方、活用法について説明します。

アジェンダとは

アジェンダの意味

アジェンダ(agenda)とは、「予定表」「議事日程」「実施すべき計画」という意味を持つ英語です。agendaの語源は、ラテン語で「なされるべきこと」という意味を持つ言葉でした。現在の日本では、「議題」や「計画表」といった意味で、カタカナでそのまま使われることが広まりつつあります。

ビジネスで用いられるアジェンダとは

ビジネスでは、特にIT企業や外資系の企業でよく「アジェンダ」という用語が使用されます。政治や行政の場面で利用される際には、「行動計画」「実施計画」などの意味で用いられますが、ビジネスでは会議の「議題」「協議事項」「進行予定表」といった意味合いで使われることがほとんどです。

アジェンダとレジュメの違い

会議の内容をまとめた書類としてアジェンダと混同しやすいのがレジュメです。レジュメの本来の意味は「要約」です。つまり、アジェンダが会議を実施する前に会議を効率よくスムーズに行うために作成されるのに対して、レジュメは講演会やセミナーの内容の議事録、備忘録として作成されます。わかりやすい違いとしては、アジェンダは会議の開始前に作成されますが、レジュメは会議やセミナーの終了後に作成されるものです。

アジェンダの作り方

アジェンダの作り方について説明します。アジェンダという言葉になじみがなかったとしても、アジェンダは会議を円滑に行ううえで非常に重要なものです。ポイントを押さえて作れば会議の質をぐっと上げることもできます。

アジェンダに盛り込むべき内容

アジェンダに盛り込むべき内容は以下の通りです。

Ø  会議の日程、開催場所

Ø  会議のメンバー(人数が多い場合はチーム名や部署名だけにするなど、簡略化してもOK

Ø  トータルの所要時間

Ø  会議のテーマ、コンセプト、目標

Ø  議題(議題ごとの時間も記載)

Ø  配布資料

アジェンダを利用する目的は、会議の目的や趣旨を明確化し、あらかじめ決められた時間のなかで効率よく会議を進行するためです。

アジェンダ作成時の注意点

アジェンダ作成時の注意点は必要な事項を過不足なく記載することです。不必要な情報までアジェンダに記載してしまうと、会議の方向性がぶれてしまったり、効率が落ちてしまったりするので望ましくありません。逆に、必要な事柄が記載されていないと、議論されるべき議題が見落とされてしまいます。効果的な会議を行おうとする際、適切なアジェンダは必要不可欠なものなのです。

アジェンダの効果的な活用法

アジェンダの効果を最大限に生かすどのように活用すればよいのか見てみましょう。

アジェンダは事前に必ず配布する

会議で使用するアジェンダは、必ず事前に参加者・関係者に配布して、目を通してもらいましょう。補足事項がある場合や、アジェンダの内容に誤り・漏れがある場合には事前に指摘してもらうよう依頼しておきます。事前にアジェンダに目を通してもらうことにより、参加メンバーは会議の内容を事前に予習することができ、スムーズに発言することができるのです。

会議の冒頭にアジェンダを読み上げ内容を確認する

会議の冒頭でアジェンダを読み上げることにより、会議の目的を改めて全員に共有します。何のために行う会議なのかが明確化することにより、会議の集中力が高まり、無駄を省くことにつながります。アジェンダを事前に配布しているのだから読み上げまでは不要ではないかと思われがちですが、冒頭で目的を明確化しておくことは非常に重要なことです。

 

アジェンダの正しい意味を理解し、効果的に活用すれば会議をうまくコントロールすることができます。ダラダラ会議を続けることは会社の業務のなかでも無駄の代表に挙げられます。しっかりアジェンダを作り、共有することは業務の効率化にも貢献するのです。

 


参考:

Ø  20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術 | LINE Corporationディレクターブログ

 

会議の効率と効果を高めるアジェンダとは 意味と作成法を徹底解説

「来週の会議のアジェンダ作成しておいて」と上司から依頼された経験はありませんか? 近年、ビジネスで「アジェンダ」という用語が使われるようになりましたが、一般生活ではなかなかなじみの薄い言葉でもあり、正確な意味がわからないという方もいることでしょう。今回の記事では、アジェンダの意味と会議を効率的かつ効果的に行うためのアジェンダの作り方、活用法について説明します。

アジェンダとは

アジェンダの意味

アジェンダ(agenda)とは、「予定表」「議事日程」「実施すべき計画」という意味を持つ英語です。agendaの語源は、ラテン語で「なされるべきこと」という意味を持つ言葉でした。現在の日本では、「議題」や「計画表」といった意味で、カタカナでそのまま使われることが広まりつつあります。

ビジネスで用いられるアジェンダとは

ビジネスでは、特にIT企業や外資系の企業でよく「アジェンダ」という用語が使用されます。政治や行政の場面で利用される際には、「行動計画」「実施計画」などの意味で用いられますが、ビジネスでは会議の「議題」「協議事項」「進行予定表」といった意味合いで使われることがほとんどです。

アジェンダとレジュメの違い

会議の内容をまとめた書類としてアジェンダと混同しやすいのがレジュメです。レジュメの本来の意味は「要約」です。つまり、アジェンダが会議を実施する前に会議を効率よくスムーズに行うために作成されるのに対して、レジュメは講演会やセミナーの内容の議事録、備忘録として作成されます。わかりやすい違いとしては、アジェンダは会議の開始前に作成されますが、レジュメは会議やセミナーの終了後に作成されるものです。

アジェンダの作り方

アジェンダの作り方について説明します。アジェンダという言葉になじみがなかったとしても、アジェンダは会議を円滑に行ううえで非常に重要なものです。ポイントを押さえて作れば会議の質をぐっと上げることもできます。

アジェンダに盛り込むべき内容

アジェンダに盛り込むべき内容は以下の通りです。

Ø  会議の日程、開催場所

Ø  会議のメンバー(人数が多い場合はチーム名や部署名だけにするなど、簡略化してもOK

Ø  トータルの所要時間

Ø  会議のテーマ、コンセプト、目標

Ø  議題(議題ごとの時間も記載)

Ø  配布資料

アジェンダを利用する目的は、会議の目的や趣旨を明確化し、あらかじめ決められた時間のなかで効率よく会議を進行するためです。

アジェンダ作成時の注意点

アジェンダ作成時の注意点は必要な事項を過不足なく記載することです。不必要な情報までアジェンダに記載してしまうと、会議の方向性がぶれてしまったり、効率が落ちてしまったりするので望ましくありません。逆に、必要な事柄が記載されていないと、議論されるべき議題が見落とされてしまいます。効果的な会議を行おうとする際、適切なアジェンダは必要不可欠なものなのです。

アジェンダの効果的な活用法

アジェンダの効果を最大限に生かすどのように活用すればよいのか見てみましょう。

アジェンダは事前に必ず配布する

会議で使用するアジェンダは、必ず事前に参加者・関係者に配布して、目を通してもらいましょう。補足事項がある場合や、アジェンダの内容に誤り・漏れがある場合には事前に指摘してもらうよう依頼しておきます。事前にアジェンダに目を通してもらうことにより、参加メンバーは会議の内容を事前に予習することができ、スムーズに発言することができるのです。

会議の冒頭にアジェンダを読み上げ内容を確認する

会議の冒頭でアジェンダを読み上げることにより、会議の目的を改めて全員に共有します。何のために行う会議なのかが明確化することにより、会議の集中力が高まり、無駄を省くことにつながります。アジェンダを事前に配布しているのだから読み上げまでは不要ではないかと思われがちですが、冒頭で目的を明確化しておくことは非常に重要なことです。

 

アジェンダの正しい意味を理解し、効果的に活用すれば会議をうまくコントロールすることができます。ダラダラ会議を続けることは会社の業務のなかでも無駄の代表に挙げられます。しっかりアジェンダを作り、共有することは業務の効率化にも貢献するのです。

 


参考:

Ø  20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術 | LINE Corporationディレクターブログ