会議を効率化して生産性を高めよう

会議

仕事を進めるにあたって、ほかの人とコミュニケーションをとるために欠かせないのが会議です。しかし、会議に多くの時間をとられてしまい、効率的に業務をこなせないということも起こりがちなのが、現実ではないでしょうか。どうすれば時間通りに会議を始めて、時間通りに終了させることができるのか、どうすれば生産性の高い、密度の濃い会議が行えるのかを解説していきます。

時間通りに会議を行うメリット

予定していた時間通りに会議が行うことができればどのようなメリットがあるか、考えてみましょう。

まずは、スケジュール通りに仕事を進められるということが大きな利点です。1日の時間は有限であり、業務にあてられる時間はさらに限られています。「突発的な社外からの呼び出し」「問題を抱えたクライアントからの電話対応」など、予想外の業務が生じる可能性を考えると、予定より長引く会議は「仕事上のバグ」になりかねません。タスクをきちんとこなすためには、1つでもスケジュール通りに事が進むほうが効率的なのはいうまでもないでしょう。

また、だらだらと会議が続かないことで、やるべき業務に集中できる時間ができます。例えば、クライアントや顧客とのミーティングに代表される、社外の人を巻き込む業務やスケジュールを動かしづらい予定に対し、事前準備に時間を割くことが可能です。

さらにそして、会議にかかるコストを削減できます。会議室の料金という金銭的なコストだけでなく、時間という有限なコストも削減できます。「タイムイズマネー」であることを念頭に置いておきたいものです。

会議の前に事前準備を行う

会議を円滑に行うためには、しっかりとした事前準備が必要です。

資料を事前に共有する

出席者はあらかじめ、何のための会議なのかを理解して会議に臨むため、結論を出すために有益な議論を行うことができます。

参加メンバーを絞る

「船頭多くして船山に登る」ということわざがあるように、会議に参加するメンバーを選びぬく必要があります。誰に決定権があり、何を決めるための会議なのかはっきりさせておくと、スムーズに進むでしょう。

朝会議でさらに効率よく

突発的な会議遅延の原因になるアクシデントが起こりにくいので、会議を朝に設定するのも効果的です。電話やメール対応などに追われることなく、会議をスタートできます。

会議中のポイント

実際の会議中でのキーポイントとなる例をいくつか紹介します。

役割を決める

司会進行やタイムキーパーをあらかじめきちんと決めておきます。定期的に行うタイプの会議の場合は、役割分担を持ち回り制にするとさらによいでしょう。タイムキーパーはストップウォッチを使って会議の進行をコントロールして時間配分を行います。

立って会議をする

当然ながら、立って会議を行えば座っているときよりも疲れます。長時間立っていることを避けるために、無駄な議論を省き、結論に向かえます。また、内職ができません。余計なことに気を取られることなく、全員が集中して会議に参加できるのです。

議事録も会議中に作る

議事録を会議後に、多くの時間を割いて作るのはスマートな選択とはいえません。役割のなかに議事録作成の担当者も加え、記載内容を参加メンバーに確認しながら会議中に作成します。こうすることで参加者から議事録に対し、あとから不満が出ることがなくなります。

資料を使わない

あらかじめ、資料を配布しておくことで会議中は資料を配布しない、という方法もあります。要点が頭に入っていれば、議論も活発になります。当日に新しい資料を配布すると読み込む時間が必要になるので、その時間をカットできます。またペーパーレス化することで金銭的コストも削減できます。

時間は有限、効率よく使うことが重要

会議は1人ではできません。自分の時間だけでなく他人の時間も使っているという意識を持つことで、時間に対するマネージメントも行えます。生産的な会議を行うために、できることから始め、実践していくことが大切です。

 

参考: