担当者が押さえるべき会議の基本5種類!自由な意見を生み出す新手法とは?

会議

会社や部署によって状況は異なりますが、一般的に日本人は会議好きだといわれています。会議が頻繁であったとしても、その中身が適切であれば、それほど心配はないでしょう。しかし、論点のはっきりしない会議をだらだらと繰り返しているならば、会議をやめる(減らす)か、会議の質を改善しなければなりません。今回は5種類の会議手法をご紹介します。担当者がこれらの会議について理解を深め、適した種類の会議を実施することにより、会議の質は改善されるでしょう。

目的別会議手法5選

では、それぞれの目的に応じた、5種類の会議について解説します。

報告会議

必要な情報をチームのなかで、また、ときには他部署と共有することは、まさにビジネスの鍵といえます。そのため、多くの企業で情報共有のための報告会議が開かれています。こうした会議のなかで特に重要な項目は、トラブルや懸念事項の共有です。トラブルが大きくなる前に対策を検討することによって、仕事を円滑に進めていくことができるからです。報告を受ける側は、報告内容に対して今後の方向性を明確に指示することが重要です。

こうした報告会議は定例で行うことが多く、どうしても惰性になりがちですが、この場での報告漏れや指示の不足は、トラブルを防げないばかりか、さらに大きくしてしまう可能性もあり、緊張感を持って必要事項を確認し合うことが重要です。

報告会議は数名~10名規模のチーム単位で行い、机を「ロ」の字にして対面で向かい合って意見し合うとやりやすいでしょう。

問題を発見するための会議

ルーチンで日常業務を行っていると、非効率なやり方やリスクの高いやり方がそのまま見過ごされてしまうケースがあります。顕在していない問題を事前に発見し、対策を行うことにより、トラブルを未然に回避できます。このような目的で行われる会議の場合には、現場で作業を行っているスタッフの意見が重要になります。そうした実務担当者に1人でも多く参加してもらうことに加え、外部の人間に参加してもらうことも効果的です。先述したように、ルーチン業務は日々行っているからこそ、その担当者が問題に気づきにくいためです。こうした会議についても、報告会議と同じくチーム単位で、対面で行うと効果的です。また、本会議の前に発起人や現場の主任などの数名で、問題が発見されそうな箇所について打ち合わせ、ポイントを絞っておくのも効果的です。

問題を解決するための会議

せっかく問題を発見しても、そのまま放置してしまっては意味がありません。問題を解決するためには、仕事の進め方を改善・変更することが対策になる場合、ツールの導入や設備を整えることが近道の場合、スタッフの配備など組織変更が解決につながる場合など、複数のケースが考えられます。問題を解決する会議で大切なのは、決裁者を見極めて同席してもらうことです。設備やツールの購入、人員の配置転換はもちろん、現在の作業手順を決める、といった場合でも通常は管理職が権限を持っているものです。適切な決裁に結びつかないと、こうした会議は無駄になってしまいます。このため、同席か、あるいは同席が無理な場合は報告資料を取りまとめて速やかに決済につながるよう進めることが必要です。

研修型会議

商品の知識や販売手法、営業方針などを確認し、コーチングするための会議です。基本的には上司から部下に対して行われます。

研修型会議はマンツーマンで実施される場合とチームのスタッフを集めて実施される場合がありますが、いずれの場合でも当事者以外の参加は不要です。商品説明や営業方針などについて集団会議を行った後に、特定のスタッフに向けて個別研修を行う場合もあります。

自由に意見を出すための会議

新商品の企画や事業の改善を行うためには、自由に意見を出し合うことが重要です。一見、突拍子もないように思える意見や、実現不可能に思われる考えが、斬新かつ画期的な案として機能する可能性があります。

自由に意見を出すための会議の手法[I1] 

ここまででさまざまな会議のスタイルについて見てきましたが、今回は特に効果的なコツが必要とされる「自由に意見を出すための会議」についてより詳しく見ていきましょう。

ブレインストーミング

自由に意見を出す、と聞いて「ブレインストーミング」という言葉を連想される方も多いかもしれません。これは、参加者全員で自由に意見や考えを出し合い、新しい考えや企画を生み出す会議手法です。特徴は3点あります。

  1. 批判厳禁
  2. 質より量
  3. 演説しない

会議の進め方としては、司会進行者が議題を発表し、議題に対してテンポよく意見を出し合っていきます(質より量)。1人の発言者が持論を長々述べるのではなく(演説禁止)、ひと言ふた言で端的に表現し、メンバー全員の考えと重ね合わせていきます。この際、挙げられた意見に対して「それは違うのではないか」といった批判を行うことは厳禁です。

ホワイトボードや模造紙などを使用して出された考えを可視化することによって、アイデアがグループ別に分けられ、次の意見が生まれやすくなります。

司会進行者は、発言できていない参加者がいないか、議論が主題から外れすぎていないか、発言しやすい雰囲気が作られているかに注意する必要があります。例えば、発言しやすい雰囲気をつくるためには、アイスブレイキングと呼ばれる手法を用いて参加者の緊張をほぐします。

ワールド・カフェ

自由に意見を出す会議手法として新しく注目されているのが、ワールド・カフェです。ブレインストーミングと似た点もありますが、ワールド・カフェは以下の手順で行います。

  1. 参加者を4名ずつのグループに分けます。人数の都合で3名以下になることは問題ありませんが、6名以上になるとワールド・カフェの意味がなくなります。
  2. 司会者がルール(制限時間、議題、席替えの手順)について説明します。なお、これは各テーブルに司会進行役を置くということではありません。
  3. 各テーブルでカフェのような雰囲気で自由に話し合います。テーブルには模造紙が置かれ、発言の内容を書き記していきます。お菓子やドリンクなどを用意して、できるだけリラックスして話せる雰囲気をつくります。制限時間は20分程度が理想的です。
  4. 1回目の議論が終わったら、1人を除いて席替えを行い、新たなメンバーで話し合いを始めます。
  5. ラウンドを何度か繰り返します。
  6. ラウンドが完了したら、全体で話し合った結果を共有します。

ワールド・カフェは少人数で話し合うことによって、互いのつながりを意識して意見交換ができるというメリットがあります。また、カフェのような形式で行うことで意見を自由に言いやすい、ラウンドによって全員の意見の共有ができるという点もメリットです。創造性に溢れた価値のある会議が実現できたという事例が報告されています。

最も重要なことは何のために会議をするか

会議をするうえで最も重要なことは、まず何のために会議を行うのかを明確にすることです。目的を明らかにし、目的を達成するための会議の種類を選択、それらに応じた準備や進行を実施すれば、会議の時間は有意義なものになるでしょう。

 


参考: